Если компания останавливает свою деятельность, то она не просто не зарабатывает – терпит колоссальные убытки. Поэтому надо срочно переводить все процессы в электронный вид. С чего начать? Те компании, что уже внедрили электронный документооборот (далее – ЭДО), безусловно, в выигрыше по сравнению с организациями, которые по-прежнему все дела ведут на бумаге. Правда, некоторые проблемы неизбежны и в том и в другом случае. В статье рассмотрим самые частые ситуации.

Бумажная корреспонденция

Первое, что необходимо сделать, – понять, как вам лучше получать бумажную корреспонденцию. Она будет обязательно, даже если вы используете специализированное программное обеспечение – систему электронного документооборота (далее – СЭД). Давайте разбираться.

Бумажную корреспонденцию, поступающую в организацию, доставляют:

1. Курьерские службы и курьеры от контрагентов.
2. Почта России.

Здесь все зависит от того, где находится ваша компания. Самый простой вариант: всю корреспонденцию, приходящую в организацию, могут принять на ресепшене бизнес-центра, в котором расположен ваш офис, и хранить до вос- требования. Самый сложный: никто за вас не может получить почту по вашему адресу. Но решение есть! В таком случае я рекомендую выбрать новый адрес – например, свой домашний или любой другой, где вы можете принять корреспонденцию. Главное – не забудьте уведомить об этом контрагентов. Ведь как еще они узнают, куда следует направлять корреспонденцию?

О поступлении новых писем и посылок, доставляемых Почтой России, придется узнавать лично – посещать ваше почтовое отделение. Дома вся корреспонденция открывается, а если необходимо – сканируется с помощью телефонного приложения. Как?

Е.В. Бугаева,
руководитель отдела документооборота