- Профессия
- Делопроизводство
- Отдел кадров
- Архивное дело
- Юридический практикум
- Ваш компьютер
- Деловой этикет
- Офис
- Самообразование
- Бухгалтерский учет
- Корпоративная культура
- Психологический практикум
- Стиль
- Красота и здоровье
- Секретарь плюс
- Праздник
- Страницы истории
- Культура и искусство
- Контрольная работа
- Охрана труда
- Шпаргалка
- Технологии
Как создавать, согласовывать и хранить документы: правила
.png)
Цикл о создании документов в соответствии с законодательной базой по делопроизводству и архивному делу продолжаем серией статей о локальных нормативных актах (далее – ЛНА). В этой статье говорим о правилах.
О правилах
Правила – нормативный правовой акт, устанавливающий нормы и требования в отношении предмета правового регулирования[1].
По своим функциям правила больше всего похожи на инструкцию. Они всегда представляют собой практическое руководство. В таком документе однозначно зафиксировано, как нужно или не нужно выполнять конкретный процесс, а чаще всего и то, и другое.
Правила нужно отличать от положения и инструкции. Положения чаще всего затрагивают правовую сторону процесса, а не практическую: в них описывают права и обязанности, порядок взаимодействия и т.д. Инструкция – практический документ, который пошагово разъясняет пользователю, как выполнять тот или иной рабочий процесс. Правила же устанавливают, как должно или не должно быть, но не объясняют, как добиться нужного результата. В Таблице 1 указано, что обычно содержат и не содержат некоторые правила.
Особенности правил
Характерной особенностью любых правил является их адресность: они либо касаются всех и распространяются на одно конкретное действие (процесс), либо охватывают очень четко очерченный круг работников организации, выполняющих какой-либо процесс (Схема 1).
В некоторых случаях правила – это уточняющий документ, который разрабатывают и утверждают вслед за более крупным «родительским» документом: положением или инструкцией. Это хороший знак, так как необходимость уточнить и подробно расписать какую-то из норм означает, что главный документ активно используют. Казалось бы, зачем издавать еще один ЛНА, если в порядке изменения можно дополнить положение или инструкцию? Можно, но в ряде случаев такие дополнения лишь повредят документу: увеличат исходный документ, усложнят его структуру, сделают неудобной навигацию.
Представим, что правила отправки почты стали частью раздела «Регистрация и отправка исходящих документов» инструкции по делопроизводству. Около 15–20 пунктов, посвященных исключительно почте, увеличат его более чем в два раза и перетянут на себя центр информационной тяжести: в результате в раздел войдут несколько пунктов о том, как зарегистрировать письмо, и достаточно много пунктов о том, как положить его в конверт и отправить заказным.
Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
[1] См. Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации (ВНИИДАД, 2014).
Как создавать, согласовывать и хранить документы: правила
Цикл о создании документов в соответствии с законодательной базой по делопроизводству и архивному делу продолжаем серией статей о локальных нормативных актах (далее – ЛНА). В этой статье говорим о правилах.
О правилах
Правила – нормативный правовой акт, устанавливающий нормы и требования в отношении предмета правового регулирования[1].
По своим функциям правила больше всего похожи на инструкцию. Они всегда представляют собой практическое руководство. В таком документе однозначно зафиксировано, как нужно или не нужно выполнять конкретный процесс, а чаще всего и то, и другое.
Правила нужно отличать от положения и инструкции. Положения чаще всего затрагивают правовую сторону процесса, а не практическую: в них описывают права и обязанности, порядок взаимодействия и т.д. Инструкция – практический документ, который пошагово разъясняет пользователю, как выполнять тот или иной рабочий процесс. Правила же устанавливают, как должно или не должно быть, но не объясняют, как добиться нужного результата. В Таблице 1 указано, что обычно содержат и не содержат некоторые правила.
Особенности правил
Характерной особенностью любых правил является их адресность: они либо касаются всех и распространяются на одно конкретное действие (процесс), либо охватывают очень четко очерченный круг работников организации, выполняющих какой-либо процесс (Схема 1).
В некоторых случаях правила – это уточняющий документ, который разрабатывают и утверждают вслед за более крупным «родительским» документом: положением или инструкцией. Это хороший знак, так как необходимость уточнить и подробно расписать какую-то из норм означает, что главный документ активно используют. Казалось бы, зачем издавать еще один ЛНА, если в порядке изменения можно дополнить положение или инструкцию? Можно, но в ряде случаев такие дополнения лишь повредят документу: увеличат исходный документ, усложнят его структуру, сделают неудобной навигацию.
Представим, что правила отправки почты стали частью раздела «Регистрация и отправка исходящих документов» инструкции по делопроизводству. Около 15–20 пунктов, посвященных исключительно почте, увеличат его более чем в два раза и перетянут на себя центр информационной тяжести: в результате в раздел войдут несколько пунктов о том, как зарегистрировать письмо, и достаточно много пунктов о том, как положить его в конверт и отправить заказным.
Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
[1] См. Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации (ВНИИДАД, 2014).
- Профессия
- Делопроизводство
- Отдел кадров
- Архивное дело
- Юридический практикум
- Ваш компьютер
- Деловой этикет
- Офис
- Самообразование
- Бухгалтерский учет
- Корпоративная культура
- Психологический практикум
- Стиль
- Красота и здоровье
- Секретарь плюс
- Праздник
- Страницы истории
- Культура и искусство
- Контрольная работа
- Охрана труда
- Шпаргалка
- Технологии
Для физических лиц
Для юридических лиц
Подписка по каталогам