Из статьи вы узнаете, чем отличаются служебные, докладные и объяснительные записки, как их составлять, учитывать и хранить.

Виды записок

Рассмотрим разные виды записок, которые встречаются на практике и приведем их определения, которые предложены в словаре видов и разновидностей современной управленческой документации[1].

Записка – информационно-справочный документ, содержащий краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение содержания какого-либо документа, факта, события.

Служебная записка – информационно-справочный документ («внутренняя переписка»), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками.

Докладная записка – служебная записка, адресованная руководителю организации, и содержащая информацию о событиях, фактах и др., в связи с которыми требуется принятие решения.

Объяснительная записка – служебная записка, объясняющая причины какого-либо события, факта, поступка, имеющего негативный характер, составленная лицом, причастным к указанному событию.

Из определений следует, что записка – это внутренний документ, который работники организации используют для обмена информацией. Записка больше всего похожа на деловое письмо, только письмо используют для внешних коммуникаций, а записку – для внутренних. Это разделение нужно соблюдать неукоснительно. Распространенная ошибка – писать руководителю письмо на бланке письма с полной справочной информацией, а не записку на бланке конкретного вида документа.

Записка – официальный документ. Переписка сотрудников по электронной почте не считается обменом записками, но если вопрос можно решить без записок, а в обычной переписке, то лучше так и сделать. Почему? Потому что составление и оборот записок, как и любого документа, требует времени, сил и внимания на оформление, регистрацию, рассмотрение, контроль исполнения и хранение. Создавать записки стоит только в том случае, если, например, нужно подтвердить факт обращения к коллегам из соседнего отдела или «заставить» их что-то выполнить.

Разберемся, какая разница между докладными, служебными и объяснительными записками.

Докладная записка 

Докладные записки пишут «по вертикали, снизу вверх»: от специалиста – начальнику структурного подразделения, от начальника структурного подразделения – топ-менеджеру по направлению, от топ-менеджера – генеральному директору (Пример 1). При этом записку адресуют только на ближайший иерархический уровень: специалист не может написать сразу топ-менеджеру, минуя непосредственного начальника (начальника структурного подразделения).

Частный случай: работник хочет пожаловаться на своего непосредственного начальника и собирается написать докладную записку. В правилах внутреннего трудового распорядка организации сказано, что любой работник подчиняется непосредственному начальнику и генеральному директору организации. В этом случае работник может адресовать докладную записку генеральному директору.