Так случилось, что в организации «Надежда» никогда не составляли должностные инструкции. Ее работники просто исполняли любое поручение руководителя и не возмущались, даже если их просили сделать что-то, что не относится к их непосредственной работе (например, секретарю приходилось вечерами убирать приемную, а инспектору по кадрам готовить документы для сдачи в архив всей организации). Но в один прекрасный момент назрел конфликт. Делопроизводитель и секретарь возмутились: «Почему мы убираем офис, красим стены и разгружаем товар? Где прописаны эти обязанности? Нет такого документа? Тогда и делать это мы не будем». Пришлось руководству разработать должностные инструкции для каждой штатной позиции.

В статье рассмотрим, чем должностная инструкция полезна работодателю и работнику-делопроизводителю, как ее грамотно составить и оформить, а также когда ее можно изменить и как это сделать.

Сразу оговоримся, что должностной инструкцией логично называть инструкцию, разработанную для должности. Но должности занимают только служащие (руководители, специалисты и технические исполнители). Рабочие трудятся по профессиям, поэтому составленные для них инструкции нельзя назвать должностными. Более подходящее название для документа в этом случае – рабочая инструкция, инструкция по профессии.

В статье мы будем оперировать понятием «должностная инструкция», имея в виду и рабочие инструкции в том числе.

Значение должностной инструкции

Должностная инструкция – очень удобный инструмент управления персоналом. Если документ составлен грамотно, он позволит работодателю следующее.

Установить круг обязанностей по конкретной должности или профессии, четко распределить работу внутри подразделения. В разных организациях набор обязанностей, которые вменены работнику по конкретной должности, может различаться. Разными могут быть периодичность и сроки, инструментарий и способы выполнения работы. И важно все эти моменты закрепить в каком-либо документе: локальном акте, трудовом договоре или должностной инструкции. Должностная инструкция для этой цели – самый подходящий вариант, поскольку:

• изменения и уточнения (разумеется, не затрагивающие трудовую функцию в целом) работодатель может вносить в нее в одностороннем порядке в отличие от изменения условий трудового договора;
• ознакамливать с измененным документом нужно только тех работников, которые работают на конкретной должности, в отличие от локального нормативного акта (далее – ЛНА), с которым ознакамливают всех работников организации.

Определить требования к квалификации работника. Методы отбора персонала, организация обучения, формулировка причин отказа в приеме на работу – все это напрямую зависит от того, какие требования работодатель предъявляет к образованию, стажу, опыту, знаниям работника. Конечно, требования к квалификации для каждой штатной позиции можно закрепить в каком-либо ином ЛНА, но целесообразнее это сделать именно в должностной инструкции.

Зафиксировать ответственность за неисполнение обязанностей. Работнику нужно точно знать, когда наступает дисциплинарная ответственность, когда – материальная, а в каких случаях – уголовная. И хотя раздел об ответственности сторон обязательно включают в Правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР), информация об ответственности в нем общая для всех. В должностной инструкции имеет смысл конкретизировать, за что именно тот или иной работник будет нести ответственность. Работнику это помогает определять риски, работодателю – контролировать работу и правильно действовать при выявлении нарушений.

Закрепить права и полномочия работника. Должностная инструкция – не единственный документ, в котором можно определить права работника и наделить его полномочиями. Для этой цели используют также трудовой договор и ЛНА. Но должностную инструкцию легче скорректировать. К тому же, как правило, копия инструкции находится у работника, и он в любой момент может свериться, вправе ли согласовывать отпуска и дни отдыха подчиненных, отстранять их от работы или допускать к работе, какие документы может подписывать, согласовывать или утверждать и т.д.

Избежать ошибок при применении дисциплинарных взысканий, проведении проверки знаний или аттестации. Применяя к работнику дисциплинарные взыскания, нужно точно указывать, какую именно обязанность он не выполнил, что именно нарушил (срок, требования к качеству), где эта обязанность была закреплена. Такая информация должна быть в должностной инструкции.

При проведении проверки знаний или аттестации используют сведения из должностной инструкции о том, что должен знать и уметь работник. Ни один другой документ не предусматривает фиксации этих требований. Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (далее – ЕТКС) и Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (далее – ЕКС) имеют рекомендательный характер, а профстандарты обязательны далеко не для всех организаций.

Для работника наличие должностной инструкции также небесполезно. Благодаря ей он:

• точно знает свои обязанности, сроки и периодичность их выполнения;
• понимает, за что и в каких случаях несет ответственность;
• может использовать инструкцию для защиты своих прав в случае незаконного наказания или изменения трудовой функции.

Чтобы должностная инструкция выполняла все эти задачи, она должна учитывать специфику организации. Не имеет смысла просто скачивать инструкцию с какого-либо сервиса, ведь может оказаться, что действия, которые вы требуете от работника, в ней не прописаны, требования к квалификации завышены (ваши работники не имеют нужного образования или стажа работы), формулировки настолько общие, что невозможно привлечь работника к ответственности за плохую работу, и т.д.