У секретаря очень ответственная и важная роль в организации. Но, как известно, незаменимых у нас нет, поэтому текучке в этой сфере может позавидовать любая «Пятерочка» (а ведь ходит слух, что в розничной торговле рейтинг приемов и увольнений самый высокий в стране). Поговорим о распространенных причинах увольнения работников аппарата при руководстве.

Я опросила около сотни своих коллег из разных сфер и получила топ-20 грубых (и не очень) ошибок, которые оказались фатальными для секретарей на рабочем месте.

1. Конфиденциальная информация о руководителе

В этом пункте речь не идет о коммерческой тайне организации. Помощник и секретарь в своей работе оперируют огромным количеством личных сведений о руководителе. К такой информации относятся:

• данные личных документов шефа (паспорта, страховки, права, визы, свидетельства и др.), фотографии этих документов, сканы, текстовые данные;
• медицинские карты и диагнозы как руководителя, так и всех членов его семьи;
• доходы босса и его семьи (декларации о доходах, выписки с карт, истории переводов и т.д.);
• домашние адреса и личные мобильные телефоны;
• предпочтения в еде, алкоголе, подарках, цветах, одежде;
• время прихода и ухода из офиса, периоды командировок, отпусков;
• любые сведения о личных путешествиях руководителя (маршруты, отели, трансфер).

В принципе всю перечисленную информацию реально передавать заинтересованным людям, но только с разрешения руководителя и только по тому каналу связи, который он согласует. Например: если для бронирования билета в рабочую командировку требуются паспортные данные шефа, секретарь может предоставить копию этих данных в отдел бронирования или переслать скан с помощью зашифрованного архива. В таком случае риск утечки и перехвата ценной информации третьими лицами минимален.

Расскажу историю, которая произошла с одной моей знакомой и которая стоила ей рабочего места.
Все до банальности просто: случайно проговорившись, что руководитель отдыхает на Багамах, когда в организации второй месяц задерживали зарплату, она ненамеренно вызвала волну возмущения сотрудников и двухдневную забастовку. Босс, конечно, выкрутился, недовольных попросил покинуть помещение, а болтливого секретаря уволил одним днем без выходного пособия.

2. Панибратство

Молодые руководители в наши дни уже не редкость. Все чаще бывает, что секретарь старше по возрасту, чем руководитель, и никого это не удивляет. Хотя случается всякое. Иногда проблема вырисовывается сразу после приема на работу такого возрастного специалиста. Чем старше секретарь и моложе руководитель, тем больше вероятность, что возникнут отношения «мать – сын» или «мать – дочь». В этом случае излишняя забота будет восприниматься как вторжение в личное пространство, а милые обращения к боссу – как нарушение корпоративной этики. Категорически нельзя называть руководителя ласковым именем ни в его присутствии, ни за глаза, нельзя хвалить шефа или ругать при посторонних лицах, нельзя допускать объятий или поцелуев. Это касается не только возрастных секретарей, но и молодых. Даже если руководитель обращается к вам «Леночка» или «Машенька», ваш ответ всегда должен соответствовать утвержденному в компании этикету – имени или имени-отчеству.

Именно на этом и попалась другая моя знакомая, которая часто называла своего руководителя Валерчиком при общении с другими подчиненными. До Валерчика дошли слухи, которые не смогли порадовать взрослого успешного предпринимателя. За такое обращение секретарь навсегда распрощалась с этой организацией.

О.М. Зимина, помощник директора