Ежедневно организации получают и отправляют десятки писем, каждое из которых является документом с определенным сроком хранения. О том, как формировать в дела исходящую, входящую и внутреннюю переписку, сколько и как хранить, нужно ли сшивать письма в картонные обложки, расскажем в статье.

Виды переписки по потокам

В соответствии с потоками документов переписка делится на три больших группы: входящая, исходящая и внутренняя. Входящими и исходящими письмами организация обменивается с другими компаниями или государственными органами. Внутренняя переписка предназначена для коммуникаций между структурными подразделениями.

Бывает, что в организациях с широкой филиальной сетью возникает путаница: одни начальники филиалов направляют в центральный офис письма, другие скромно шлют служебные записки. В результате документы расходятся по разным делам. Секретарь должен навести в этом порядок.

Письмами обмениваются самостоятельные компании. Филиал, как правило, – несамостоятельная организация, поэтому он не может направлять в центральный офис письма; только записки. А вот обособленное подразделение, которое является самостоятельной организацией, может написать письмо.

В холдингах и группах компаний, в которые входят несколько самостоятельных организаций, все внешние коммуникации происходят путем обмена письмами.

Далее в статье большинство приводимых нами правил одинаково подходит и для внешней, и для внутренней переписки. Если для внешних писем и внутренних записок имеются различия в правилах хранения, будем уточнять.

Переписка – гибридное дело

Гибридные дела – это дела, подлинники документов которых представлены сразу на бумажном и электронном носителях. И переписка, пожалуй, – самый яркий пример гибридного дела: любая организация получает и бумажные, и электронные письма.

Как следует обращаться с гибридными делами, написано в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству[1].

Таким образом, предписывается сканировать бумажную составляющую гибридного дела. Если говорить о переписке, то это имеет смысл: все письма будут доступны пользователю в электронных подлинниках или копиях. Это вопрос удобства и доступности информации. Однако также важно понимать, что сканирование бумажного письма вовсе не означает, что теперь от него можно избавиться. Бумажные подлинники писем должны храниться в организации в течение положенных сроков. На них в полной мере распространяются все правила хранения документов на бумажном носителе.

Впрочем, в большинстве компаний гибридное дело «Переписка» само собой формируется в полном соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству:

• поступившие на бумажном носителе письма при регистрации сканируются и прикрепляются в виде файла либо к регистрационной карточке (далее – РК) документа в системе электронного документооборота (далее – СЭД), либо в виде гиперссылки к журналу учета, который ведется в табличном редакторе;
• отсканированные бумажные письма подшиваются в дело «Переписка» на бумажном носителе, которое хранится в течение положенного срока (как правило, 5 лет);
• электронные письма не распечатываются, а сразу прикрепляются к РК или электронному журналу.

Как гибридное дело отражается в номенклатуре дел, показано в Примере 1.

Внутренняя переписка в настоящее время чаще всего электронная, но бывает и на бумажных носителях. В этом случае дело «Служебные записки» также является гибридным.

Какие письма нужно хранить 

Хранению в деле «Переписка» подлежат подлинники писем, которые имеют юридическую силу.

Юридическая сила – это свойство официального документа вызывать правовые последствия[2]. Юридическую силу имеют:

• оригинальные экземпляры писем на бумажном носителе – те, что подписаны собственноручной подписью руководителя. Если в компанию сначала пришла скан-копия бумажного письма, а затем оригинальный экземпляр дослали по почте, то в дело помещается бумажный экземпляр;
• электронные письма, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью или тем видом подписи, который две организации в соглашении между собой договорились считать юридически значимым;
• скан-копии бумажных писем, если организация-отправитель и организация-получатель договорились считать скан юридически значимым без дальнейшей досылки бумажного оригинала.

Сложности возникают с сообщениями, пересылаемыми по электронной почте, а также с сообщениями в мессенджерах. Две организации могут – и правильно сделают – считать их юридически значимыми и закрепят это в договоре. Такая переписка ускоряет коммуникацию и заставляет стороны следить за своими словами. Однако письмами все эти сообщения не являются и к делу «Переписка» подшиты быть не могут. Служебное письмо всегда оформляется на бланке организации с указанием наименования и справочной информации о ней, снабжается датой и номером, подписывается собственноручно или при помощи электронной подписи. Для сообщений все это исключено. Так что если фактически все такие письма и выполняют роль переписки, то документами все-таки не являются.

Как только наступает необходимость направить информацию официально, то есть так, чтобы была возможность при необходимости подтвердить и отправку, и получение письма адресатом, организации выбирают вид коммуникации, максимально заряженный юридической силой. Чем проблемнее адресат, тем сильнее должен быть этот заряд, вплоть до отправления бумажного письма Почтой России с описью вложения и уведомлением о вручении, на котором будет красоваться личная подпись принявшего почту сотрудника.

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству