Все сталкивались с тем, что работа над проектом, куда вовлечены сотрудники из разных подразделений, часто превращается в вялотекущий, затянутый процесс. При экстренном вмешательстве руководства получается еще хуже – работники спешно, кое-как завершают задачи и также спешно и кое-как «внедряют» проект. Разумеется, что проблемы и «косяки» возникают практически сразу, причем решать их никто не хочет. Сотрудники винят друг друга в ошибках, всячески открещиваясь от ответственности.

Избежать проектного бардака поможет правильная организация, описание и документирование деятельности рабочих групп.

Рабочая группа проекта

Повседневная деловая жизнь предприятий и организаций – это бесконечная череда больших и маленьких дел, именуемых функциями и задачами подразделений или отдельных работников. Решая эти задачи, сотрудники разных подразделений вынуждены контактировать между собой, периодически (когда решение их задач требует наличия административных рычагов) обращаясь к руководителям более высокого ранга либо просто к руководителям того подразделения, с которым взаимодействие в так называемом рабочем порядке почему-то пробуксовывает.

Все эти телодвижения даже в рамках повторяющихся однотипных процессов требуют затрат времени и сил. Что уж говорить о новых проектах! Под проектом я понимаю любую задачу, цель которой – внедрение или создание какого-либо процесса либо материального объекта с последующим включением его в регулярно действующие бизнес-процессы организации.

Это может быть что угодно: постройка нового сарая или введение ERP-системы, массовая вакцинация от коронавируса или модернизация производственного оборудования, дератизация подвалов или открытие нового филиала. Все эти события – проекты, которые нужно всесторонне продумать, спланировать, разработать и внедрить (ввести в эксплуатацию).

И практически каждый проект требует участия нескольких специалистов.

Например, для проведения вакцинации от коронавируса может потребоваться выполнить следующие действия:

• связаться с медицинской организацией, оказывающей такие услуги, узнать условия, на которых они согласны выехать на предприятие. Вам сообщат минимальную численность, ради которой медики поедут к вам, и наверняка размер оплаты данной услуги. Также расскажут, какое именно помещение требуется, какое оборудование (например, холодильник, кушетка, стол, стулья, местное освещение, кулер, раковина с подключением к водопроводу и канализации); • получить от руководителя предприятия принципиальное согласие выполнить все поставленные условия;
• выяснить, сколько работников всего предприятия не вакцинировались, но хотели бы, сколько вакцинировались и когда, кто и когда успел ревакцинироваться и какой вакциной, стребовать с каждого вакцинированного его сертификат о вакцинации;
• если у вас набирается нужное количество желающих, попросить у медучреждения проект договора, после предоставления которого тщательно проверить его с юридической точки зрения. Если вас что-то не устраивает, то далее следует оформление протоколов разногласий, протоколов согласования разногласий;
• составить график вакцинации с учетом сменности, планового (отпуска) и внепланового (больничные, командировки) отсутствия потенциальных вакцинируемых на рабочих местах;
• оформить всем медикам выездной бригады временные пропуска;
• сопровождать их все время, пока они на предприятии, особенно если предприятие производственное, с повышенным уровнем опасности или секретности;
• и так далее...

…И еще множество крупных и мелких задач, предусмотреть которые невозможно из-за того, что вы попросту не специалист во определенных областях, у вас нет необходимой информации. Например, вы можете не знать, какие помещения можно приспособить для проведения вакцинации или где взять нужные медикам холодильники и кушетки, чтобы не покупать лишнего и ненужного. А главное – у вас попросту может не быть необходимых административных полномочий, чтобы заставить кого-то что-то делать в рабочем порядке. Начинаются трения и прения на разных уровнях, в результате чего выполнение всего проекта находится под угрозой.

Решить эти проблемы призвана рабочая группа (далее – РГ).

Участниками РГ могут являться не только работники одной организации. При необходимости в ее состав включают и сторонних специалистов, хотя в этом случае работа РГ может осложняться, а оперативность принятия и исполнения решений – снижаться. Но не всегда это так. Это происходит чаще всего в случаях, когда сторонний специалист участвует удаленно и не имеет возможности оперативно вмешиваться в ход работы.

Л.А. Назарова,
специалист по анализу бизнес-процессов