Следует различать такие виды документов, как записки и заявления. Да, они относятся к группе внутренних документов, но имеют разные цели и характеристики.

Ключевая особенность распространенных в управленческой деятельности докладных (служебных) записок отражена в п. 3.58 Примерной инструкции по делопроизводству[1]. В ней указано, что докладная (служебная) записка используется для оперативного информационного обмена между структурными подразделениями и руководством. При этом, разумеется, обмен информацией в форме документов предполагает закрепление за автором ответственности за ее содержание. Для этого документ подписывают и регистрируют.

Важно подчеркнуть, что подписант и исполнитель докладной (служебной) записки не обязательно должны совпадать. Документ должен быть составлен в рамках исполнения закрепленных за ними в организации функциональных обязанностей.

Зарегистрированный документ включается в систему управленческой документации организации, его исполнение можно отслеживать, на него при необходимости можно ссылаться, привлечь работников к ответственности за представление недостоверной информации или нарушение сроков исполнения поручений.