1. Утверждение должностным лицом

Обязанность утверждать все документы организации чаще всего возлагается на руководителя организации. При этом способе гриф утверждения состоит:

• из слова УТВЕРЖДАЮ, набранного прописными буквами;
• с новой строки – наименования должности лица, утверждающего документ;
• с новой строки – подписи, инициалов, фамилии лица, утверждающего документ;
• в последней строке – даты утверждения документа.

2. Утверждение распорядительным документом

Документ можно утвердить распорядительным документом – постановлением, решением, приказом, распоряжением. При этом способе гриф утверждения состоит:

• из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), набранного прописными буквами и согласованного с наименованием вида утверждаемого документа;
• с новой строки – наименования распорядительного документа, которым был утвержден документ, в творительном падеже (утвержден (чем?) приказом) с указанием наименования организации и ее организационно-правовой формы;
• с новой строки – даты и номера распорядительного документа.

3. Утверждение решением коллегиального органа

При утверждении документа решением коллегиального органа (советом, комитетом и т.д.) в грифе утверждения обязательно указываются:

• слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), набранного прописными буквами и согласованного с наименованием вида утверждаемого документа;
• с новой строки – наименование органа, решением которого был утвержден данный документ, в творительном падеже (утвержден (чем?) Техническим советом) с указанием наименования организации и ее организационно-правовой формы;
• с новой строки, в скобках – слово «протокол», его дата и номер.