Ситуация

В архив поступают сформированные дела с приказами по личному составу. Но есть нюанс: в одном деле могут быть приказы о приеме на работу, увольнении, отпуске, командировке, а также заявления или приложения в копиях, то есть документы с разными сроками хранения.

Если архив возьмет на себя ответственность, подключит экспертную комиссию и разделит приказы, как и положено, не будет ли это нарушением? На что ссылаться в этом случае? Или все же стоит обязать отдел кадров дела в архив сдать правильно?

Мнение кадровика

Описанный в вопросе способ систематизации приказов по личному составу не позволяет выполнить требования архивных норм. Однако административного наказания за это не предусмотрено. Тем не менее при сдаче в архив лучше отделить приказы с 5-летним и 3-летним сроками хранения от приказов с 50-летним сроком хранения, хотя это и потребует определенных трудозатрат (разделить на дела, составить новые описи и листы-заверители).

Впрочем, если вы поместите в архив на длительное хранение все приказы в одном деле (как есть, без разделения), то наказания и за это нарушение не последует. Хотя таким образом вы нарушите Правила 2023[1] (обязательный НПА). В соответствии с ним в архив организации дела со сроками хранения менее 10 лет вообще не сдаются.

В любом случае основания к приказам лучше выделить в отдельное дело. А вот приложения, листы ознакомления, согласования являются неотъемлемой частью приказов и включаются в дело вместе с ними[2].

Кстати, в соответствии с пп. 7, 10 Правил 2023 для учета дел составляется номенклатура дел, а все архивные дела в негосударственных и муниципальных организациях формируются и оформляются в соответствии с локальными нормативными актами (ЛНА). Таким образом, и номенклатура дел, и ЛНА, регулирующий вопросы архивного хранения документов в организации, являются теперь обязательными.

В 2024 году имеет смысл сразу разделять приказы в разные дела в соответствии со сроками их хранения. Обязать кадровую службу это делать можно, если на локальном уровне утвердить правила формирования дел, сославшись при этом на Правила 2023.