Документ основан на фактах. Проверять ли службе делопроизводства (секретарю) факты в проекте документа – вопрос спорный. С одной стороны, локальные нормативные акты возлагают максимальную ответственность за документ на исполнителя. С другой – на службы делопроизводства все чаще накладывается обязанность редактировать проекты документов, а проверка

Об ответственности за качество документа

Составлять качественные документы получается не у всех работников.

Во-первых, работа с документами, к сожалению, в нашей стране считается чем-то элементарным и само собой разумеющимся, не требующим специальных знаний, и осваивают ее зачастую уже на практике, на рабочих местах. Не всегда при этом у молодых специалистов есть хорошие наставники.

Во-вторых, не все работники уделяют документам должное внимание – кто-то небрежен, у кого-то просто не хватает времени или концентрации внимания из-за высокой производственной нагрузки.

Безусловно, если должность предполагает составление документов, то и подбирать кандидатов под нее нужно так, чтобы они были способны выполнять эту задачу на должном уровне, обладали документной грамотностью. Но эту составляющую учитывают при подборе персонала не всегда. Главное – кандидат хорошо разбирается в своей области знаний, а работать с документами научится.

В делопроизводстве работников, составляющих документы, называют исполнителями и справедливо возлагают на них (их руководителей) максимальную ответственность за результат – документ.

При этом задача классической службы делопроизводства[1] в компании – организовать работу с документами, настроить их маршруты движения, создать нормативную и методологическую базу, консультировать по ней исполнителей и обеспечить выполнение централизованных операций (прием, регистрацию, отправку документов и т.д.). Остальное – прерогатива исполнителей.

Например:

1) в части исходящих писем:

2) в части распорядительных документов:

Но перед службами делопроизводства, секретарями все чаще ставят задачу включиться в процесс работы над каждым документом организации в целях повышения качества.

По сути это тоже централизация: документ, составленный исполнителем, доводит до совершенства тот, кто в этом точно разбирается, – делопроизводитель или секретарь. Для этого их включают в лист согласования к проектам документов, возлагают обязанность по проверке и даже редактированию документов перед подписанием руководством.

Таким образом, ответственность за конечный результат распределяется между работниками – исполнителем и согласующим лицом.

И здесь возникают две сложности.

1. Специфика работы с документами такова, что ошибки все равно будут всплывать, а границы ответственности специалиста по делопроизводству не очерчены. Предположим, ответственность за орфографическую ошибку он с исполнителем разделит. А если ошибка кроется в регистрационном номере нормативного акта, на который в тексте приказа дана ссылка? Последняя ошибка относится к категории фактических. С одной стороны, исполнитель обязан знать нормативную базу. С другой – проект документа был согласован службой делопроизводства, на которую (предположим) в организации возложена задача по проверке проектов документов.

2. Распространено мнение, что служба делопроизводства (секретарь) не имеет права и компетенций выдавать замечания к содержанию документа. Многие считают, что задача делопроизводителя или секретаря – расставить в тексте запятые и подвинуть реквизиты. А вот указать исполнителю на нестыковку фактов в тексте письма – это право, обязанность службы делопроизводства или превышение ее работником должностных полномочий?

Разберемся, что входит в обязанности работника службы делопроизводства (секретаря), и какие замечания к проекту документа он имеет право выдавать.

Е.С. Буслаева,
канд. филол. наук, руководитель отдела делопроизводства