Мы поделились с читателями схемой-шпаргалкой[1] с перечнем основных документов, регулирующих деятельность в сфере делопроизводства и архивного дела. Читатели задали нам интересный вопрос: существуют ли штрафы за неправильную организацию документооборота или необходимость представлять отчеты о ведении делопроизводства в контролирующие органы? Отвечаем.

Как известно, нормативная база отечественного делопроизводства состоит из документов, имеющих для коммерческих организаций рекомендательный характер. А вот для государственных органов они являются обязательными.

Основные документы по делопроизводству представлены в Таблице 1.

Для тех, кто хочет перевести работу с документами в организации на более высокий уровень, полезны также стандарты управления документами (например, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019[8]). Их положения правильны и ценны, но для корректного внедрения в конкретных условиях требуется дополнительное специальное обучение специалистов сферы делопроизводства.

Несмотря на необязательность использования указанных выше документов, на их основе строится делопроизводство в подавляющем большинстве коммерческих организаций. Почему?

Во-первых, работа с документами в государственных органах считается образцовой.

Во-вторых, иных ориентиров для руководства и исполнения просто нет. Установленные для госорганизаций правила становятся общепринятыми. Все компании так или иначе вовлечены в коммуникацию с контролирующими их органами, клиентами, партнерами, а значит, должны обеспечить хоть какой-то порядок в работе с документами.

Специальных штрафов за неправильную организацию делопроизводственных процессов нет (на архивном деле мы остановимся отдельно). Но деятельность любого предприятия устроена так, что если оно не стремится наладить эти процессы, то накажет самого себя, ведь документооборот – его так называемая кровеносная система, связывающая все процессы и направления деятельности.

Рассмотрим лишь некоторые направления работы и последствия ошибок.

Е.С. Буслаева,

канд. филол. наук, руководитель отдела делопроизводства

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 3, 2023.