Продолжаем рассматривать принципы эффективного документооборота, которые предлагает Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[1]. Третий принцип – организация предварительного рассмотрения входящих документов.

Прием и предварительное рассмотрение

Доставленное письмо – это принятое письмо, при условии, что оно адресовано той организации, в которую доставлено. Кроме того, доставленными считают письма, поступившие в почтовое отделение, но не полученные адресатом по извещению. Именно поэтому организациям, юридический адрес которых отличается от фактического, нельзя забывать о почтовом ящике по юридическому адресу. Государственные и контролирующие органы чаще всего направляют письма именно на этот адрес.

Большинство писем проходит предварительное рассмотрение после приема и до регистрации (или рассмотрения, если документ нерегистрируемый). Например, в организацию пришло бумажное письмо, которое доставил курьер. В таком случае секретарь должен принять письмо и подтвердить прием – поставить свою подпись о получении, после чего вскрыть конверт и прочитать письмо – то есть заняться его предварительным рассмотрением. Когда на почту организации поступает электронное письмо, оно уже считается принятым. В таком случае секретарь должен сразу заняться его предварительным рассмотрением.

Действия при предварительном рассмотрении входящих документов:

1. Отнести поступивший документ к регистрируемой или нерегистрируемой корреспонденции.
2. Определить должностное лицо, которое должно рассмотреть письмо, или подразделение, в которое его следует передать (для нерегистрируемых документов);
3. Проверить подлинность ЭЦП[2] или наличие соглашения между организациями об обмене корреспонденцией, подписанной определенным видом ЭЦП.

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2019.