Для выполнения различных задач специалисты компании часто обращаются к документам, которые имеются в делопроизводстве. В их числе и договоры. В статье объясним, как их систематизировать, а также рассмотрим конкретные примеры систематизаций.

Виды систематизации договоров

Выдав договор под расписку исполнителю, важно не потерять его из виду, а после того как исполнитель вернул документ, – положить его в нужную папку. При этом не имеет значения:

• как в компании хранят документы: централизованно (в бухгалтерии, отделе кадров или отделе делопроизводства) или децентрализованно (в соответствующем отделе);
• в каком формате существуют документы: бумажном или электронном (последний значительно упрощает их движение).

Это значит, что договоры следует хранить в определенной системе. Выбрать вид систематизации договоров поможет наша Таблица.

Как выбрать вид систематизации договоров?

Объясним, как провести процесс систематизации договоров (Алгоритм). Если в вашей компании такой системы еще нет, рекомендуем обязательно ее разработать, чтобы избежать потери и утраты документов при их выдаче исполнителям. Отметим, что при этом важно учитывать специфику деятельности организации.

К.Ф. Халиуллина,
документовед-репетитор

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2021.