Банкет, фуршет, корпоратив, свадьба, юбилей… Мероприятий самого разного уровня каждый из нас посещал немало. Поговорим о том, как секретарю и личному помощнику следует готовиться к публичным мероприятиям и вести себя на них.

Публичные мероприятия

Для начала разберемся в терминологии. Что такое публичное мероприятие? Это собрание в одном помещении или на одной территории большого количества людей, многие из которых не знакомы между собой, но вместе с тем имеют что-то общее: вместе работают в компании, знают виновника торжества, купили билеты на бал и т.п. То есть иногда общим может быть лишь то, что все присутствующие оказались в одно время в одном и том же месте.

Поводом для организации публичного мероприятия обычно служит торжественное событие: свадьба, новогодний корпоративный банкет, открытие выставки, юбилей компании или отдельного человека и т.д. Но это также может быть некая инициатива, преследующая определенную цель, как в случае с благотворительным аукционом.

Важным отличием публичных мероприятий от остальных является наличие программы. Предполагается, что все собрались не просто поесть – вокруг стола (до, после, во время) происходит что-то еще.

Публичные мероприятия также можно разделить на официальные (те, что связаны с работой) и неофициальные (остальные).

День рождения вашего друга, который он отмечает на даче, не будет публичным мероприятием. (Хотя половину собравшихся там людей вы можете не знать.) А вот если тот же друг будет праздновать юбилей в ресторане, пригласит коллег, друзей детства и ведущего, организует развлекательную программу, то речь будет идти о публичном мероприятии. Причем в программе могут быть как приветственные коктейли и торжественная поздравительная часть, так и цыгане с медведями и конкурсы с воздушными шариками. Мероприятие в любом случае будет публичным, только в одном случае оно станет более официальным и торжественным, а в другом – менее.

Все публичные мероприятия требуют подготовки как от организаторов и виновников торжества, так и от приглашенных. Обзвонить друзей в среду и сказать, что в пятницу вы празднуете день рождения в таком-то ресторане, а потом заказать столик, исходя из количества подтвердивших свое участие, – не в счет. Эти действия едва ли можно считать серьезной предварительной работой для успешной реализации вашего «проекта». Подготовка включает в себя формирование списка приглашенных, выбор места проведения, вида приема и меню, составление развлекательной программы.

Гости тоже не сидят сложа руки: выбирают наряд, придумывают поздравительные речи, организуют своих домашних таким образом, чтобы можно было принять участие в мероприятии. Потому что уместность подразумевает, что вы готовы ко всему (или почти ко всему), что будет на празднике происходить.

М.А. Юдакова, преподаватель этикета