Хранение документов – один из процессов делопроизводства, обязательность ведения которого установлена на законодательном уровне[1]. В статье разберем самые распространенные ошибки, которые допускают организации при хранении своих документов.

1. «Мы коммерческая организация, нас это не касается» 

Руководство компании считает, что законодательство и правила архивного дела распространяются только на государственные организации. Архива как совокупности документов, завершенных делопроизводством и систематизированных, нет. Сроки хранения документов не соблюдаются. Уничтожение документов происходит стихийно «на местах», без всякого оформления.

Последствия ошибки 

За несоблюдение законодательства об архивном деле в России действуют штрафы для организаций. По ст. 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ) можно получить штраф за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Сумма штрафа для организации – до 10 тыс. руб. Впрочем, по этой статье не столько страшен штраф, сколько предписание устранить обнаруженные нарушения в весьма сжатые сроки.

По ст. 13.25 КоАП РФ штрафуют за нарушение требований законодательства о хранении документов и информации. Здесь сумма штрафа намного серьезнее – до 300 тыс. руб. для организации.

Другие последствия, которые тоже могут обернуться для компании немалыми затратами, – необходимость как можно скорее привести в порядок систему архивного хранения при организационных изменениях, например, при ликвидации, слиянии с другой компанией, смене руководства и т.д. Если накануне таких знаковых событий обнаруживается, что архивом не занимались или занимались неправильно, то нужно максимально быстро подготовить архивные документы к передаче на государственное хранение, правопреемнику или новой группе менеджеров.

Как исправить ошибку 

Федеральный закон № 125-ФЗ нормативен по определению. Его ст. 17 говорит о том, что каждая организация, начиная от государственного органа и заканчивая индивидуальным предпринимателем, обязана хранить свои архивные документы в течение сроков, установленных типовыми перечнями или другими нормативными актами.

Обязательными для исполнения являются и Правила 2023[2], и типовые перечни документов с указанием сроков хранения.