Статья 123 Трудового кодекса Российской Федерации предусматривает, чтобы график отпусков был утвержден не позже чем за две недели до нового года.

Если у вас есть первичная профсоюзная организация, в процесс подготовки графика отпусков нужно заложить дополнительное время на учет мнения ее выборного органа (ст. 372 ТК РФ):

• пять рабочих дней на получение его мотивированного ответа;

• три дня на дополнительные консультации, если они понадобятся.

В начале следующей недели направьте необходимые документы, чтобы соблюсти сроки.

Как составить график

Для начала узнайте пожелания работников. В этом помогут, например, опросные листы, заполненные сотрудниками каждого отдела.

Помните, что необходимо согласовать разделение отпуска на части. Хотя бы одна из них должна быть (ст. 125 ТК РФ) не менее 14 календарных дней.

Сам график можно составить либо по унифицированной форме № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), либо по форме, разработанной работодателем.

Льготники и отпуск

Следует помнить о льготных категориях (ст. 123 ТК РФ) работников, чьи «отпускные» пожелания учитывать обязательно. Отпуск должен быть предоставлен:

• мужу (по его желанию) в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы в данной организации (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

• женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (ч. 2 ст. 122 ТК РФ, ст. 260 ТК РФ); статья 260 ТК РФ предусматривает также право женщины на внеочередной отпуск после окончания отпуска по уходу за ребенком;

• подросткам в возрасте до 18 лет (ч. 2 ст. 122 ТК РФ, ст. 267 ТК РФ);
• работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ч. 2 ст. 122 ТК РФ);
• совместителям отпуск предоставляется одновременно с ежегодным оплачиваемым отпуском по основной работе (ч. 1 ст. 286 ТК РФ);
• супругам военнослужащих отпуск предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.98 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих», в редакции от 27.11.02);
• отдельным категориям граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (п. 9 ст. 14 Закона РФ от 15.05.91 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС», в редакции от 11.12.02);
• ветеранам Великой Отечественной войны, ветеранам боевых действий на территории других государств, инвалидам войны, ветеранам труда и другим категориям работников (п. 17 ст. 14 Федерального закона от 12.01.95 № 5-ФЗ «О ветеранах», в редакции от 06.05.03);
• лицам, награжденным знаком «Почетный донор России» (ст. 11 Закона РФ от 09.06.93 № 5142-1 «О донорстве крови и ее компонентов», в редакции от 16.04.01);
• Героям Советского Союза, Героям Российской Федерации, полным кавалерам ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.93 № 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы», в редакции от 13.07.01);
• Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 09.01.97 № 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»).

Некоторым категориям работников льготы по предоставлению отпуска установлены подзаконными нормативными актами.

Недавно в число этих льготников добавили лиц, у которых трое и более детей младше 12 лет.

Законом от 11.10.2018 № 360-ФЗ в ТК РФ внесена ст. 262.2, предоставляющая многодетным работникам право выбора очередного отпуска в удобное для них время. Многодетными считаются родители трех и более детей до 12 лет.

В связи с этим Минтруд РФ выпустил письмо, разъясняющее процедуру реализации такого права (ПИСЬМО Минтруда РФ от 20.11.2018 № 14-2/ООГ-9166).

Ведомство напомнило, что по ст. 123 ТК РФ последовательность отпусков устанавливается графиком. Поэтому при его составлении, кроме прав других льготных категорий сотрудников, необходимо учесть и права многодетных работников. Возраст детей следует определять не на момент формирования графика, а на момент предоставления отпуска.

Таким многодетным работодатель должен (ст. 262.2 ТК РФ) предоставлять отпуск в удобное для них время.

Отметим, на практике неоднократно возникал вопрос о том, когда льготники могут реализовать свое право на «удобный» отпуск: только при составлении графика или даже после этого.

Согласно первому подходу можно не предоставлять отпуск льготнику, если он хочет уйти не по графику. Свое право выбора он реализует при составлении этого документа. Вторая позиция гласит, что отказ льготнику со ссылкой на отсутствие отпуска в графике является необоснованным.

Из-за неоднозначности практики лучше учитывать пожелания льготников в течение года, даже если для этого придется корректировать график отпусков.

Дни для диспансеризации не должны пересекаться с отпуском

С 1 января персонал сможет взять дни для диспансеризации (ст. 185.1 ТК РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ; с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2019).

Порядок проведения диспансеризации определяет (п. 1; утв. приказом Минздрава России от 26.10.2017 № 869н), что ее проходят лица от 18 лет и старше (п. 4; утв. приказом Минздрава России от 26.10.2017 № 869н). Такие сотрудники смогут взять (ст. 185.1 ТК РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ; с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2019) один оплачиваемый день раз в три года. В 2019 году под диспансеризацию попадут, к примеру, работники 1989, 1986, 1983, 1980, 1977 годов рождения.

Кроме того, нужно предложить выбрать время диспансеризации пенсионерам и лицам, которым осталось пять или меньше лет до срока выхода на пенсию. Им будет полагаться (ст. 185.1 ТК РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ; с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2019) два оплачиваемых дня ежегодно.

Как указывают некоторые региональные отделения ПФР, например отделение по Амурской области, работодатели могут заключить с ними специальные соглашения, на основе которых удастся в электронном виде получить информацию о своих предпенсионерах. Это поможет выяснить, кто находится в предпенсионном возрасте и с января получит новую гарантию.

Хотя конкретные даты будут определяться по согласованию с работодателем, лучше заранее подготовиться к изменениям. Можно составить своего рода график диспансеризации и попросить работников, которые под нее попадают, выбрать примерное время или хотя бы месяц ее прохождения.

Эту информацию полезно будет знать, в частности, для планирования отпусков, чтобы избежать пересечений.

Как все правильно оформить

Полный алгоритм оформления ежегодного оплачиваемого отпуска вы узнаете из  нашей статьи.

Источник: АО «Консультант плюс».