С 1 января 2020 по 31 декабря  2022 года планируют провести эксперимент по ведению кадровых  документов в электронном виде без дублирования  на бумаге

Согласно проекту Федерального закона «О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей»  для  проведения эксперимента Правительство РФ определит перечень работодателей, участвующих в эксперименте, при их согласии.

Предусматривается, что в рамках эксперимента отобранные работодатели (далее — работодатель) должны будут осуществить следующие мероприятия: 

• установить виды документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент;
• определить структурные подразделения организаций, участвующих в эксперименте (при необходимости);
• подготовить и принять локальные нормативные акты и (или) внести в них изменения с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии) в соответствии со статьей 372 Трудового кодекса РФ по вопросам проведения эксперимента, в том числе использования видов электронной подписи работодателем и работником;
• ознакомить работников с порядком проведения эксперимента посредством использования информационной системы, применяемой работодателем, либо на бумажном носителе.

Положения о порядке проведения эксперимента должны быть отражены в коллективном договоре или в соглашении с работником о его участии в эксперименте.

Предусматривается, что по заявлению работника (в письменном виде или направленному в порядке, установленном работодателем, на адрес электронной почты работодателя) о выдаче документов, связанных с работой, ведение которых осуществляется в электронном виде, работодатель обязан выдать их не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью).

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику копию приказа об увольнении работника, трудовой договор и сведения о трудовой деятельности работника способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанной усиленной квалифицированной электронной подписью), поданном в письменном виде или направленном в порядке, установленном работодателем, на адрес электронной почты работодателя.  

Расходы, связанные с ведением документов, связанных с работой, в электронном виде, включая приобретение и применение электронной подписи работника, несет работодатель.

Работодатель имеет право осуществлять хранение документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Передача дел на архивное хранение осуществляется работодателем в соответствии с порядком, установленном законодательством об архивном деле.

            Предполагается, что за период проведения эксперимента будут решены вопросы обеспечения сохранности электронных документов постоянного и долговременного хранения в рамках реализации федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» Национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации», в течение 2019 года будет подготовлен ряд законопроектов, регламентирующих работу с электронными документами, а также будет урегулирован вопрос об использовании отечественных технических средств и программного обеспечения для осуществления хранения информации в электронном виде с обеспечением ее аутентичности, целостности и достоверности в течение установленных сроков хранения.

Журнал «Секретарь-референт» будет следить за экспериментом и информировать о новых документах!

Источник «Консультант Плюс»