Вопрос:

Уволившись, бывший сотрудник организации прислал письмо об отзыве своих персональных данных.
Обязана ли организация уничтожить приказы, в т.ч. приказы с постоянным сроком хранения, в которых упоминаются Ф.И.О. уволившегося?

Ответ:

Если субъект персональных данных отказался от дальнейшей обработки и отозвал согласие на обработку, работодателю нужно уничтожить данные в течение 30 дней с даты отзыва согласия, если для целей обработки сохранять данные больше не нужно (ч. 5 ст. 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

При этом работодатель вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных даже в случае отзыва им согласия на их обработку при наличии оснований, указанных в пп. 2-11 ч. 1 ст. 6, ч. 2 ст. 10 и ч. 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Обработка персональных данных допускается, если это необходимо с целью выполнения обязанностей, предусмотренных законом (п. 2 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Работодатель в целях исполнения требований законодательства обязан хранить некоторые документы. Например, организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Документы по личному составу и документы сроком хранения свыше 10 лет составляют архивный фонд организации, который подлежит хранению. Документы сроком хранения до 10 лет включительно хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (п. 2.3 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее – Правила).

Для кадровых документов и документов по личному составу сроки хранения определены в разделах 1, 7 и 8 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – Перечень) (ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Обратите внимание, что с 29.01.2018 документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, а созданные после 01.01.2003 хранятся 50 лет (Федеральный закон от 18.06.2017 № 127-ФЗ). В Перечень изменения пока не внесены, поэтому при определении сроков хранения документов, нужно сначала учесть требования закона, а затем требования Перечня, если они не противоречат закону.

Например, среди кадровых документов, которые работодатель должен хранить постоянно, можно перечислить:

• документы о диагностике профессиональной пригодности работников (ст. 572 Перечня);
• коллективные договоры, документы о проверке выполнения условий коллективного договора (ст. 576 Перечня);
• приказы по основной деятельности (ст. 19 Перечня);
• книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий (ст. 630 Перечня).

Среди документов, которые работодатель должен хранить длительное время (от 45 до 75 лет), можно перечислить:

• приказы по личному составу (ст. 19 Перечня);
• тарификационные ведомости (списки) (ст. 593 Перечня);
• документы о специальной оценке рабочих мест по условиям труда (ст. 602 Перечня);
• списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда (ст. 613 Перечня);
• табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий (ст. 615 Перечня);
• акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний (ст. 622 Перечня);
• документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях (ст. 632 Перечня);
• трудовые договоры, соглашения, договоры подряда (ст. 657 Перечня);
• личные карточки работников (ст. 658 Перечня);
• документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных (ст. 666 Перечня).

Довольно долгое время должны храниться и книги учета профилактических работ по технике безопасности (10 лет), журналы регистрации инструктажей по технике безопасности (10 лет) (ст. 626 Перечня).

Таким образом, в случае отзыва уволенным работником согласия на обработку его персональных данных у работодателя возникает обязанность прекратить обработку и уничтожить те данные, для получения которых требуется согласие работника (личные документы из личного дела, документы с истекшим сроком хранения). Те данные, которые могут обрабатываться без согласия работника, уничтожать не нужно (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

К такому выводу пришел и Роскомнадзор, которым было отмечено, что работодатель вправе обрабатывать персональные данные уволенного работника в случаях и в сроки, предусмотренные федеральным законодательством. Законодательство о персональных данных не распространяется на материалы, переданные в архивную организацию для архивного хранения, и такое хранение не требует получения согласия сотрудника на обработку его персональных данных (Разъяснения Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.: https://rkn.gov.ru/news/rsoc/news17877.htm ).

В частности, нужно продолжать хранить приказы по основной деятельности, которые имеют постоянный срок хранения. Приказы по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение, аттестация, повышение квалификации, присвоение званий и чинов, изменение фамилии, поощрения, награждения, оплата труда, премирование, различные выплаты, все виды отпусков работников с вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения заработной платы, дежурства по профилю основной деятельности, длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда) нужно хранить до истечения периода их хранения.

Другие приказы по личному составу (дисциплинарные взыскания, ежегодные оплачиваемые отпуска, отпуска в связи с обучением, краткосрочные командировки) и приказы по административно-хозяйственным вопросам хранятся 5 лет. Если в этих приказах упоминаются персональные данные работника, который прислал отзыв, и срок их хранения истек – необходимо их уничтожить. Если срок хранения данных документов не истек – можно будет уничтожить их по окончанию срока хранения.

Обратите внимание, что в организации должна быть составлена номенклатура дел с указанием сроков их хранения (п. 2.2 Правил).