Вопрос:

В нашем учреждении постоянно возникает вопрос о потере финансовых документов.
С 2017 года в учреждении существует регламент прохождения финансовых документов (от прихода, до передачи на оплату). Ведется журнал учета в электронном виде.
По приходу финансовые документы учитываю я — помощник директора, составляю реестр и передаю по визам в соответствующие службы, после визирования документы передаются мне для подписания у директора. После подписания я передаю финансовые документы в бухгалтерию, а договоры передаются экономистам — на регистрацию, после чего они сами передают в бухгалтерию. На проход документов затрачивается около 3 дней.
Очень часто документы теряются, то кто-то не написал в сопроводительном листе куда передал документ (например, на исправление), то после подписания у директора и передачи мною лично в бухгалтерию — теряются в бухгалтерии.
По приходу я не могу определить, что в документе могут быть ошибки, а когда документ дошел до бухгалтерии, то оказывается, то они там есть и так далее. На мой взгляд, документы должны приходить в бухгалтерию, там они должны проверяться, должен вестись реестр и так далее.
Прошу пояснить, как должна быть организована работа по прохождению финансовых документов (счетов, договоров, актов и т.д.) в филиале бюджетного учреждения от момента получения, визирования и до оплаты. Какими нормативными документами это регламентируется?

Ответ:

Ключевые слова в вопросе – «я не могу определить, что в документе могут быть ошибки». То, что помощник руководителя не может оценить финансовый документ — это нормально, для этого существуют бухгалтерия и экономисты. Не нормально то, что на своем маршруте документ дважды попадает к помощнику.
Бюджетное учреждение должно руководствоваться в вопросах делопроизводства комплексом документов, разработанных для федеральных органов исполнительной власти. Одним из таких документов является Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утверждена Приказом Росархива от 11.04.2018 №44, далее — Примерная инструкция).
В п. 5.17 Примерной инструкции говорится о том, что все поступающие документы делятся на регистрируемые и нерегистрируемые. В приложении 12 Примерной инструкции приведен перечень нерегистрируемых документов. К ним относятся, в частности «Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные) и «Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата» (под эту категорию «подпадают» проекты договоров)».
Если бухгалтерские документы или проект договора поступили в организацию без сопроводительного письма, то общение делопроизводителя с ними заканчивается сразу же, как только обнаружилось отсутствие письма. Эти документы передаются в соответствующие подразделения, сотрудники которых сами занимаются ими. Передачу в подразделение зафиксировать можно, использовав для этого любой удобный способ. В подразделении документы могут учитываться, но помощника руководителя это уже не касается.
Если эти же документы пришли с сопроводительным письмом, то они проходят стандартный маршрут входящего письма: 
Предварительное рассмотрение→ регистрация→ рассмотрение руководителем→ исполнение согласно резолюции
По этому маршруту документы попадают в бухгалтерию или к экономистам тоже только один раз — после рассмотрения письма директором, и помощник обязан проследить за этим. Но после передачи следить за этими документами должны сотрудники подразделения-исполнителя. Помощник выполняет контролирующую функцию и следит, чтобы задача по документу (оплата, визирование, подписание договора) была выполнена вовремя. Если во время выполнения задачи документ потеряется, то это проблема исполнителя, а не помощника руководителя.

Автор: Кожанова Евгения Николаевна