На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса

Вопрос

Разбирая архивные документы бухгалтерии за 2008 год, обнаружили в копиях приказов по основной деятельности оригиналы служебных записок к приказам по основной деятельности. Подскажите, нужно их подшить к оригиналам приказов или их можно утилизировать?

Ответ

С 18 февраля 2020 года вступил в силу новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень 2019)[1].

С 25 февраля 2020 года также вступила в силу Инструкция по применению Перечня 2019[2].

 А 12 марта 2020 года на официальном сайте Росархива были размещены разъяснения по внедрению нового Перечня 2019[3]. Разъяснения достаточно краткие, всего несколько абзацев, но содержат два важных методологических аспекта, относящихся к ответу на ваш вопрос.

1. Сроки хранения документов, установленные Перечнем 2019, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве (в том числе до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, то есть до 18 февраля 2020 года). Однако есть исключение – документы, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и в акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.

2. Одновременно с вступлением в силу приказа Росархива № 236, приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, который утвердил прежний  Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения (Перечень 2010) был признан утратившим силу приказом Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964.

 Таким образом, из вышеуказанного делаем несколько выводов.

1. Перечень 2010 является не действующим и отменен официально (приказ Министерства культуры России от 17.12.2019 № 1964), а значит, ссылаться на него при составлении описей дел и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, нельзя.

2. Если в организации уже составлены и соответствующим образом согласованы (на заседании экспертной комисии организации, оформлен соответствующий протокол) описи дел постоянного хранения, по личному составу и временных сроков хранения (при необходимости составления таких), то перерабатывать (переделывать, пересоставлять, а значит, пересогласовывать и переутверждать) такие описи  не нужно. Аналогичная ситуация и с актами о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Что касается вида документа, о котором вы спрашиваете, то записка – это информационно-справочный документ, главная функция которого – обмен сведениями между лицами, структурными подразделениями. Как правило, такой документ отличается вспомогательным характером. Существует множество видов записок: служебные, аналитические, докладные, пояснительные.

Служебная записка – это документ информационного характера, нужный для передачи сведений между работниками и руководителями отделов, компаний и подразделений. Сообщения для передачи могут быть самыми различными: от необходимости приобретения канцелярии и мебели в рабочие помещения до уведомлений о ЧП и жалобах.

Главная цель составления такой записки – согласование вопросов, связанных с деятельностью компании. На основании записок могут оформляться распоряжения.

В вашем вопросе указано, что вы обнаружили копии приказов по основной деятельности и при этом оригиналы служебных записок. Значит копии приказов уже оформлены на длительное хранение.

Обратимся к Перечню 2019 и статьям, где указаны интересующие нас документы. Служебные записки указаны в ст. 20 как документ, являющийся дополнением к проектам приказов (распоряжений).

Служебные записки, указанные в ст. 20 как документ, являющийся дополнением к проектам приказов (распоряжений) хранится 5 лет. Если обратиться к указателю видов документов Перечня 2019, то такой вид документа как служебная записка встречается в нескольких статьях, при этом ни одной так называемой «вечной статьи» нет, то есть со сроком хранения «Постоянно».

Это свидетельствует о том, что в большинстве случаев такой вид документа, как служебная записка – это все-таки документ оперативно-текущего характера.  В трех статьях, указанных ниже, встречается срок хранения «5 лет ЭПК».

3. Таким образом, оригиналы служебных записок, обнаруженные вами в оригиналах приказов по основной деятельности за 2008 год, можно выделить к уничтожению.