На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса

Вопрос

Подскажите, пожалуйста:

1. Срок хранения личных дел студентов вуза – 75 или 50 лет?
2. Срок хранения личных дел отчисленных с 1–3 курса?
3. Срок хранения личных дел абитуриентов, не поступивших на 1 курс?
4. Срок хранения личных дел слушателей курсов повышения квалификации?

На какие нормативные документы ссылаться при составлении номенклатуры в вузе?

Ответ

Нормативные документы для определения сроков хранения документов образовательных учреждений

Для того чтобы определить сроки хранения интересующих вас документов, определим для начала, на какие нормативные правовые и методические документы нам ориентироваться и каков их статус (действующие / отмененные). Это необходимо сделать еще и по потому, что в настоящий момент ведомственный перечень для такой большой, в масштабах страны, отрасли, как «образование» еще не вступил в действие. Это означает, что научные и образовательные организации (научно-исследовательские, высшие, средние специальные, общеобразовательные, дополнительного образования) при составлении индивидуальных номенклатур дел и определении сроков хранения документов, особенно специфической для образовательной учебной отрасли, испытывают сложности, так как просто не находят «своих» документов в действующих перечнях и методической базе. Предлагаем рассматривать личные дела студентов (учащихся, слушателей и т.д.) как документы по личному составу контингента учащихся, очевидно, что учащийся и руководитель образовательной организации не находятся в статусах «работник» – «работодатель», но такое допущение поможет нам выстроить логику рассуждений и определить сроки хранения документов.

Перечислим важные для нас документы:

1. Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций системы просвещения» (утвержден приказом Министерства просвещения СССР от 30.12.1976 № 176[1]; далее – Перечень 1976).
2. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.1988; отменен приказом Росархива от 08.10.2020 № 131[2]; далее – Перечень 1988).
3. Методические указания по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения[3] (далее – Методические указания). Этот документ является действующим. Но парадокс заключается в том, что составлены эти Методические указания на основании Перечня 1988, признанного отмененным.
4.  Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; далее – Перечень 2019).
5. Методические рекомендации «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу»[4].

История изменений сроков хранения документов по личному составу

До 1967 г. основные виды документов по личному составу (личные дела, лицевые счета, карточки учета работников) имели постоянный срок хранения. С 1967 г. до середины 90-х гг. ХХ века срок их хранения соответствовал «75 лет – Возраст ЭПК». С середины 90-х гг. ХХ века и до вступления в силу Федерального закона № 43-ФЗ[5] и внесения соответствующих изменений в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» был установлен срок хранения «75 лет ЭПК». Далее после очередной редакции Федерального закона № 125-ФЗ документы по личному составу:

• законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет;
• законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

Для документов с 1967 г. сроки хранения были дифференцированы на две группы:

1.  Для организаций, являющихся источниками комплектования.
2.  Для организаций, не являющихся источниками комплектования.

Для документов организаций второй группы устанавливались только временные сроки хранения без отметки «ЭПК». Для отдельных видов документов (личных дел, списков работников, личных карточек работников, книг учета и алфавитов личных дел) организаций первой группы срок хранения «Постоянно» был заменен на «75 лет – Возраст ЭПК». Исключения были сделаны только для отдельных личных дел (номенклатурных, руководящих работников, творческих работников, работников, имеющих степени, звания, награды) и их должностных карточек, для которых был оставлен срок хранения «Постоянно».

Для документов с 2000 г. дифференциация сроков хранения для организаций, являющихся источниками комплектования, и для организаций, не являющихся источниками комплектования, была отменена, как и срок хранения «75 лет – Возраст ЭПК», где «– Возраст» был снят.

С 1967 г. срок хранения «протоколов и постановлений аттестационных комиссий» был уменьшен до «25 лет»; а «списков лиц, окончивших курсы, школы и сдавших техминимум» до «3 лет (после внесения данных в личное дело (карточку)».

С 1989 г. срок хранения для «протоколов заседаний, постановлений аттестационных квалификационных комиссий» был установлен «15 лет ЭПК» и «15 лет». Для «протоколов заседаний, постановлений аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним» установлен срок хранения «10 лет» (ст. 485 Перечня 2019).

«Личные дела слушателей курсов повышения квалификации» предлагаем хранить 10 лет, так как протоколы, в которых должен быть зафиксирован факт завершения «повышения квалификации» хранятся 10 лет (ст. 485 Перечня 2019).

Вывод

С учетом вышеизложенного, в номенклатуре дел вашего учебного заведения вы можете указать следующие сроки хранения личных дел: