На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса

Вопрос

Если в организации за предыдущие годы уже были утверждены номенклатуры дел с постоянными индексами заголовков, но систематизация заголовков по степени важности не соблюдалась, нужно ли менять индексы дел при составлении новой номенклатуры? Но исходя из Перечня 2019[1] заголовки дел должны располагаться по степени важности – переписка не может стоять выше положений.

Раньше считалось, что индекс заголовков в номенклатуре дел присваивается один раз и больше в делопроизводстве не меняется. Я не нашла в нормативных документах ответа, как это решается на данный момент. Стоит ли ломать привычную систему ради правильного расположения заголовков?

Ответ

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013[2]).

Сводная номенклатура дел организации составляется из номенклатур дел структурных подразделений, коллегиальных, совещательных и иных органов (комиссий, комитетов, советов и др.) службой делопроизводства. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации.

Индекс дела – цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации (п. 97 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Номенклатура дел составляется на календарный год, вводится в действие с 1 января нового календарного года и подлежит ежегодной корректировке. Оптимальным периодом для составления номенклатуры дел на предстоящий 2023 делопроизводственный год можно считать последний квартал текущего года, то есть октябрь, ноябрь, декабрь 2022 года. Номенклатуры дел за предыдущие годы для вас могут служить некоторым ориентиром, в том случае если они соответствовали структуре вашей организации в то время и полностью отражали и учитывали документооборот в организации.

Система индексации структурных подразделений должна вводиться распорядительным документом. В организациях это, как правило, приказ руководителя об индексации. При этом индексацию и порядок расположения структурных подразделений (отделов, секторов, управления и т.п.) в номенклатуре вы сами определяете и закрепляете в приказе об индексации. Что касается расположения заголовков дел в структурных подразделениях при составлении новой сводной номенклатуры дел, то вы не должны стремиться сохранить индексы дел относительно предыдущих номенклатур, поскольку вы ее составляете сейчас. Более того, вы видите и понимаете, что ранее были допущены недочеты. Таким образом, совпадение индексов в составленной вами номенклатуре дел на следующий год с индексами предыдущих номенклатур – это случайность и не является обязательным требованием нормативных методических документов по архивному делу и делопроизводству.