Принесли письмо – заявление без конверта от бывшей работницы. Я поставила штамп входящих документов (на нем есть наименование организации, входящий номер, дата и время регистрации). Просят поставить отметку о том, кто получил. Должна ли я указывать свою фамилию или должность? Или сам факт регистрации является достаточным?

Ответ

Давайте разберемся, какой статус имеют реквизит «Отметка о поступлении документа» и официально не названная, но широко распространенная в практике «Отметка о получении».

Отметка о поступлении документа – реквизит ГОСТ Р 7.0.97-2016

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016[1] реквизит 27 «Отметка о поступлении документа» (именно так официально называют «штамп входящих документов») служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка может дополняться информацией о времени (часы, минуты) поступления документа и способе его доставки.

Задумывались ли вы когда-нибудь, каково практическое значение этой отметки? Кому необходимо подтверждение факта поступления документа в организацию – отправителю или получателю? И есть ли в этом подтверждении факта юридическая составляющая?

Итак, «входящие» номер и дата присваиваются документу на этапе его регистрации. При этом сведения о документе вносят в регистрационную базу, а на сам документ наносят соответствующую запись.

Поступивший в организацию документ становится ее собственностью: он вошел в ее документооборот и далее последует по установленному маршруту, уже не выходя за ее пределы. Документ будет исполнен и в завершении своего жизненного цикла подшит в дело. Получается, что отметка – это запись, которая наносится на документ с целью подтверждения:

• факта включения этого документа в документооборот организации, что влечет определенные обязательства должностных лиц по дальнейшей работе с ним;
• отчасти – права собственности организации на документ (это утверждение актуально при обмене подлинниками документов на бумажных носителях).

При этом обратите внимание, что в ГОСТ Р 7.0.97-2016 нет требования включать в отметку наименование организации. Да, многие так делают, и, полагаем, это весьма полезный компонент, но тем не менее это не обязательно. Кроме того, мы можем наносить запись от руки, ведь ГОСТ Р 7.0.97-2016 разрешает, а не обязывает использовать штампы. Хоть штампы в принципе не наделяют документ юридической значимостью, но нанесенная на документ вручную запись еще больше занижает способность отметки что-то подтверждать в юридической плоскости.

Итак, по сути отметка о поступлении документа подтверждает, что документ прошел определенный этап своего жизненного цикла. И с развитием информационных технологий (обмен электронными копиями и электронными документами, внедрение системы электронного документооборота и т.д.) это становится еще более очевидным.

Мы видим, что на документе оформлена отметка о поступлении, и понимаем, что документ был принят в работу; знаем, с какого момента он в работе, ведь не всегда исходящая и входящая даты совпадают; и легко находим его в регистрационных базах. Мы можем его идентифицировать в своем документообороте. Отметка о поступлении документа доступна, а значит, и нужна получателю.

Также мы не обязаны предоставлять копию документа с отметкой о поступлении отправителю. Об этом довольно часто просят, хотя и непонятно, какую практическую пользу документ с отметкой ему принесет. И тем более не стоит оформлять отметку на втором экземпляре документа.

Запись «Получено», или «Отметка о получении»

Далее об «Отметке о получении». Мы намеренно используем кавычки, потому что в нормативных и методических документах по делопроизводству, в том числе и в ГОСТ Р 7.0.97-2016, такое понятие отсутствует. Но такую формулировку часто используют практики, называя запись, которую представитель организации-адресата делает (как правило, вручную) на копии или втором экземпляре входящего документа, доставленного нарочным. При этом получатель проводит быстрое ознакомление с документом и, если отправителем соблюдены требования к целостности и комплектности документа, а также нет ошибки адресования, подтверждает факт принятия документа личной подписью.

Какой-то практической пользы отправителю в юридическом аспекте эта надпись также вряд ли принесет. Ведь работник, принимающий документ, может даже не обладать соответствующим правом, а значит, что-то доказать отправителю будет сложно. Не случайно для отправки наиболее значимых посланий рекомендуется выбирать другие способы – прежде всего, воспользоваться услугами Почты России. Кстати, с заявлениями так чаще всего и поступают. Полученную в почтовом отделении корреспонденцию секретарь вскрывает, заносит сведения о ней в журнал и затем выдает заявление без регистрации под подпись работникам профильных отделов (например, отдела кадров).

Но в целом подтверждать факт получения документов личной подписью – распространенная практика. Все мы передаем документы и, разумеется, хотим успокоить себя получением хоть какой-то отметки. Ее, например, можно предъявить, если на запрос не последует ответа или каких-либо действий со стороны адресата. Но, скорее всего, последствия будут ограничены внутриорганизационными разбирательствами: почему не исполнено, когда и кто документ получил, когда передал исполнителю и т.д.

Резюме

1. И реквизит «Отметка о поступлении документа», и так называемая «Отметка о получении» вряд ли принесут отправителю пользу в случае, например, судебных разбирательств. С одной стороны, в «Отметке о получении» есть подпись работника – поставив ее, тот взял на себя персональную ответственность за документ. Но может оказаться, что получение корреспонденции не входит в его обязанности, а значит, и спросить с самой организации будет сложно.

2. Статус «Отметки о получении», под которой понимают фиксируемую на копии документа запись «Получено», а также дату, подпись и расшифровку подписи, не определен. Документально зафиксированной обязанности подтверждать получение документа подписью нет. Но эта практика распространена, и зачастую секретари и делопроизводители даже оформляют штампы, чтобы сократить временные затраты на оформление этой записи при получении документов.

3. Отметка о поступлении документа – реквизит, который оформляется на этапе регистрации документа, то есть тогда, когда документ уже прошел несколько этапов (получение, первичная обработка). Несмотря на то что копию документа с этим штампом порой запрашивают отправители, максимум, что это может им дать, – информацию о том, под каким номером и когда документ был включен в документооборот организации.

В описанной ситуации допустимо оформление на копии заявления записи о получении с подписью работника, в должностные обязанности которого включен прием и обработка документов:

ПОЛУЧЕНО ООО «АЛФАВИТ»

Делопроизводитель

Петрова И.И. Петрова

20.09.2022 14:30