В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) номенклатуру дел должны составлять структурные подразделения. Однако если этот документ составляют в организации впервые, заниматься этим чаще всего приходится секретарю или отделу делопроизводства.

Поручение секретарю этой работы могут аргументировать рациональным распределением обязанностей в коллективе, однако самостоятельно такую работу не выполнить. Коллегам из структурных подразделений придется предоставить составителю номенклатуры информацию о делах и документах, которые образуются в деятельности каждого подразделения.

Для выполнения этого этапа работы над номенклатурой дел секретарь может разослать по отделам опросные листы.