Если секретарю поручено составить номенклатуру дел, ему будет сложно выполнить эту задачу в одиночку. Чтобы работа была продуктивной, ему следует получить информацию о делах структурных подразделений организации. Для этого он может направить руководителям подразделений соответствующую служебную записку или опросный лист.

Получив ответ, секретарь должен сформировать проекты номенклатур дел подразделений и направить их на согласование руководителям подразделений (каждому руководителю – соответствующий раздел). Приведем форму такого документа.