На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос

В организации создают следующие приказы по личному составу о выплатах: о ежемесячном премировании, о материальной помощи, о дежурствах и работе в выходные дни, о выплатах на жилищное обеспечение и т.п. сроком хранения 75 лет в соответствии со ст. 434 «а» Перечня 2019[1]. Можем ли хранить основания к ним 5 лет в соответствии со ст. 298, 405, 434 «б» Перечня 2019? Или все основания к приказам необходимо хранить столько же, сколько и сами приказы? И нужно ли хранить приказы вместе с основаниями к ним?

Ответ

В п. 4.10 Инструкции по применению Перечня 2019[2] зафиксировано, что снижать сроки хранения, установленные Перечнем 2019, нельзя. Это означает, что срок хранения документов, послуживших основаниями к приказам по личному составу (заявления, докладные записки, справки и др.), должен быть «50/75 лет ЭПК» в соответствии со ст. 434 «а».

Рассмотрим три статьи Перечня 2019, которые вы упоминаете в вопросе. Очевидно, что документы, перечисленные в ст. 298, 405 Перечня 2019, не полностью соответствуют документам, обозначенным в ст. 434 Перечня 2019. Поэтому при полистной экспертизе необходимо ориентироваться именно на вид документа, послуживший основанием к приказу по личному составу: какие-то основания могут оказаться докладными записками, заявлениями, справками, которые следует хранить пять лет.

Извлечение из Перечня 2019

Если в вашей организации (учреждении, компании, предприятии) ведут личные дела руководителей и работников организации, тогда документы, послужившие основаниями к приказам по личному составу, логично помещать в эти дела и хранить их в течение времени работы сотрудника, и после его увольнения. Если личные дела уволенных работников передают из кадровой службы на хранение в архив организации, то эти документы (основания к приказам) поступят на хранение в архив организации в составе личных дел уволенных работников. При таком варианте будут соблюдены нормативные сроки хранения этой категории документов.

Необходимо помнить, что в обязательном порядке заводят и ведут личные дела муниципальных и государственных служащих. Поэтому, если в вашей организации не ведут личные дела руководителей и работников (в понимании ст. 445 Перечня 2019), целесообразно передавать приказы по личному составу и документы, послужившие основаниями к ним, в архив организации на длительное хранение в составе разных дел. То есть формировать приказы по личному составу в отдельные дела (тома), а основания к ним – в отдельные. 

Отметим, что в текущем кадровом делопроизводстве (то есть в течение делопроизводственного года) приказы по личному составу можно формировать вместе, а при проведении полистной экспертизы ценности и научно-технической обработке документов нужно формировать данные документы в составе разных дел. Эту особенность текущего кадрового делопроизводства нужно обозначить с помощью соответствующей пометки в графе «Примечание» номенклатуры дел организации (Пример).

Целесообразность формирования документов, послуживших основанием к приказам по личному составу, отдельно от самих приказов, может быть обоснована следующими фактами:

1. В соответствии с п. 4.30 Правил 2015[3] для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе (личные, судебные дела, материалы уголовных дел, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела, связанные с выдачей авторских свидетельств и патентных изобретений) следует составлять внутреннюю опись документов дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена документов копиями) нужно отражать в графе «Примечание» внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. При необходимости можно составить новую итоговую запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.

В практике работы кадровых и делопроизводственных служб эту норму реализуют при составлении внутренних описей именно к делам (томам) приказов по личному составу. Делают это прежде всего для быстрого поиска нужного приказа (например, при исполнении социально-правового запроса).

Это особенно актуально для крупных учреждений, компаний, предприятий с большим штатно-списочным составом сотрудников. Целесообразность составления внутренней описи к томам, содержащим основания к приказам, не так очевидна и необходима. Следовательно, эту работу, требующую временных затрат, можно не делать и не тратить бюджетное время. Но необходимо будет разместить документы в деле в хронологической последовательности, пронумеровать листы, заполнить листы-заверители, оформить обложку – то есть произвести полное оформление дел в соответствии с п. 4.19 Правил 2015.

2. В случае выделения к уничтожению документов, послуживших основанием к приказам по личному составу (заявления, докладные записки, справки и др.), такие дела достаточно будет лишь снять с полки и внести в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. При этом нужно не забыть сделать соответствующую отметку в графе № 7 «Примечание» описи дел по личному составу.

Безусловно, сейчас выделять к уничтожению такую категорию документов нельзя, но в случае если законодатель даст соответствующие разъяснения или уточнения (как это было с разъяснениями по внедрению Перечня 2019), то необходимости в переформировании и переоформлении таких дел не будет.