На вопрос отвечают

А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

ВОПРОС

На работе возник спор с коллегой по поводу разделения приказов по основной деятельности (далее – ОД) и по личному составу (далее – ЛС). Прошу помочь разъяснить принадлежность следующих распорядительных документов к ОД или ЛС, ведь от этого зависит срок их хранения:

•          приказы (распоряжения) о премировании работников (всех) в честь профессионального праздника;

•          приказы о годовом вознаграждении всем работникам;

•          приказы о премировании/депримировании конкретного работника;

•          приказы о выплате компенсации за найм жилья (некоторым работникам);

•          приказы о выплате пособий, материальной помощи (некоторым работникам);

•          приказы о выплате среднемесячной зарплаты в связи с сокращением штата;

•          приказы о нерабочих днях в честь праздников, а также в связи с COVID?19.

С одной стороны, премии, компенсации, рабочее время и т.п. должны относиться к приказам по ЛС (такие документы нужно хранить 50 лет). С другой стороны, например, годовое вознаграждение, премия в честь праздника, выходные дни, связанные с COVID?19, относятся к деятельности всего предприятия, а в таком случае это ОД (такие документы нужно хранить постоянно). Помогите разобраться: где та грань, когда ОД становится ЛС?

ОТВЕТ

МНЕНИЕ АРХИВИСТА

Обратимся к Перечню 2019[1].

Как видим, в ст. 405 Перечня 2019 указаны документы о премировании, но отсутствуют приказы о премировании. Однако в ст. 434 Перечня 2019 в категории приказов по ЛС обозначены приказы о поощрении, срок хранения которых составляет «50/75 лет ЭПК».

Обратимся к Трудовому кодексу Российской Федерации (далее – ТК РФ).

Трудовое законодательство говорит нам, о том, что премию можно рассматривать как один из видов поощрения, а значит можно отнести такой приказ к тем, что указаны в ст. 434 «б» Перечня 2019.

Обратимся к Перечню 2019.

Материальная помощь может быть частью системы оплаты труда работодателя, при этом размер и способы выплаты такой помощи определяются работодателем самостоятельно. Такая позиция изложена в письме Минтруда России от 28.09.2020 № 14-1/ООГ-15412 (далее – Письмо № 14-1/ООГ-15412).

В Письме № 14-1/ООГ-15412 отмечается, что работодатель самостоятельно устанавливает систему оплаты труда работников (в том числе размер окладов, тарифных ставок, доплат и надбавок компенсационного характера), а также систему премирования. Все это прописывается в коллективных трудовых договорах, соглашениях, локальных нормативных актах, например, в положении об оплате труда, положении о премировании и т.д. (см. ч. 2 ст. 135 ТК РФ).

Согласно ч. 1 ст. 129 ТК РФ заработная плата включает в себя вознаграждение работника за труд, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки) и стимулирующие выплаты, тогда как материальная помощь является выплатой социального характера и не входит в состав зарплаты. Однако трудовое законодательство (см. ст. 8, ч. 3 ст. 41 ТК РФ) позволяет работодателю предусмотреть нормы, улучшающие положение работников по сравнению с общеустановленными.

Учитывая это, работодатель вправе включать в локальные нормативные акты об оплате труда либо в коллективные договоры любые дополнительные гарантии и меры поддержки работников. В этом случае способы и порядок стимулирования работников, а также размеры доплат и надбавок (например, в виде материальной помощи) определяются работодателем самостоятельно.

Таким образом, материальная помощь не является частью системы оплаты труда, не является поощрением и не учитывается в расчете среднего заработка (см. п. 3 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы[2]).

Безусловно, факт начисления и выплаты материальной помощи (единовременной или разовой) на основании приказа будет отражен в ведомости начисления заработной платы или лицевых счетах работников.

Также обратите внимание на примечание (1) к ст. 295 Перечня 2019. Таким образом приказы о материальной помощи возможно хранить в течение пяти лет (закрепив этот факт в протоколе экспертной комиссии организации и актуальной номенклатуре дел).

Как правило, в делопроизводственном году приказов об оказании материальной помощи издается не слишком много, поэтому включение таких приказов в состав дела приказов по личному составу (см. ст. 434 «а» Перечня 2019) не будет являться грубым нарушением архивного и трудового законодательства.

В Таблице 1 изложим сроки хранения приведенных в вопросе приказов.

На практике оказывается, что в делопроизводстве крупной масштабной организации с большим штатом работников и сложной организационной структурой издается значительный объем различных распорядительных документов (приказов, распоряжений). И для определения сроков хранения и категорий таких документов их делят на отдельные категории (группы, разновидности), а их оформление (составление проекта) часто делегируют разным специалистам или отдельным подразделениям.

Очевидно, что градация приказов на две группы – по ОД и ЛС – не в полной мере решает проблемы экспертизы ценности таких приказов. В настоящий момент (карантинные меры, удаленная работа и пр.) количество специфических приказов увеличилось.

Так, например, установление надбавок (тарифов, ставок) или изменение окладов в целом по компании (общая формулировка с указанием наименований должностей и процентов без указания Ф.И.О.), определение ответственности, полномочий, структуры и т.п. – это те вопросы, которые оформляются в приказе по ОД. Ведь это касается организации производственного процесса (то есть основной деятельности), за который отвечает руководитель организации и всего коллектива компании.

А вот изменения, затрагивающие конкретных работников (например, повышение окладов с указанием сумм и конкретных Ф.И.О., установление надбавок и персональных доплат, назначение отдельных лиц ответственными), необходимо оформлять приказами по ЛС, так как на основании таких приказов, возможно, изменятся условия работы сотрудника, закрепленные в трудовом договоре.

Также важно изучить правила группировки документов в дела, которые изложены в Методических рекомендациях по применению Правил 2015[3].

МНЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ

В соответствии с п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»[4] документы по ЛС – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

Общее правило для различия приказов разных категорий следующее: если приказ касается организации труда конкретного работника или работников, то это приказ по ЛС. Еще одно важное отличие приказов по ЛС – они содержат персональные данные конкретного работника или работников: сумму премии, даты отпуска, факт перевода на другую должность и т.д.

Рассмотрим два приказа.

1. Если в тексте приказа мы видим: «Выплатить премию по итогам третьего квартала работникам отдела продаж в соответствии с п. 3.12 Политики продаж товаров и услуг ООО «АБВ», то такой приказ будет по ОД. Перед бухгалтерией ставится задача выплатить премии, без конкретных сумм и фамилий работников.

2. Если в тексте приказа мы видим: «Выплатить премию по итогам третьего квартала работникам отдела продаж: начальнику отдела Иванову И.И. – в размере 20 000 рублей; старшему менеджеру по продажам Петрову П.П. – в размере 15 000 рублей; менеджеру по продажам Сидорову С.С. – в размере 10 000 рублей», то такой приказ будет по ЛС, так как в нем перечисляются работники, получающие премию, а также названы суммы премий.

Ориентируясь на заголовки, распределим перечисленные в вопросе приказы к соответствующим категориям (Таблица 2). Таким образом, в спорных ситуациях приходится принимать решение относительно каждого приказа по отдельности, исходя из формулировок в тексте.