На вопрос отвечает

А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

ВОПРОС

Архив нашей организации (не источник комплектования государственного архива) комплектуется документами структурных подразделений. Нужно ли нам создавать такой учетный документ, как список фондов?

ОТВЕТ

Учет количества фондов ведут в архиве организации, хранящем документы более одного фонда (см. п. 3.8 Правил 2015[1]). Для этой цели составляют список фондов. Форма такого документа приведена в Приложении № 12 к Правилам 2015.

Если в архиве организации хранятся документы только одного фондообразователя (организации), то список фондов можно не заводить и не вести. В то же время необходимо помнить, что в соответствии с пп. 3.5–3.6 Правил 2015 в архиве организации следует вести основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы.

Состав и формы основных (обязательных) учетных документов установлены в Правилах 2015 (Таблица).

Состав и формы вспомогательных учетных документов архив организации определяет самостоятельно. Примеры вспомогательных учетных документов приведены в п. 6.3 Методических рекомендаций по применению Правилам 2015[2] (Схема).