На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос

Помогите, пожалуйста, разобраться, какие документы входят в справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива?

Ответ

Учет как вид деятельности представляет собой ведение учетных документов в соответствии с требованиями, установленными Правилами 2015[1].

Сначала нужно определиться с понятийным аппаратом. Для этого обратимся к ГОСТ Р 7.0.8-2013[2]. В указанном стандарте даны следующие определения:

Учетные документы (архива) – комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Научно-справочный аппарат архива (далее – НСА архива), справочно-поисковые средства архива – совокупность описаний архивных документов.

Система научно-справочного аппарата к документам архива – комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.

В п 3.5. Правил 2015 сказано, что в архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определяются в соответствии с настоящими Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно. При этом в состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:

– книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11);

– список фондов (приложение № 12);

– лист фонда (приложение № 13);

– опись дел, документов (приложения № 14, 15, 16, 17, 18);

–  реестр описей (приложение № 19).

В п. 5.4 Правил 2015 имеются важные дополнения о том, что состав НСА архива организации определяется составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

Основным (обязательным) архивным справочником в архиве организации является опись дел, документов. В дополнение в архиве организации ведутся вспомогательные архивные справочники – каталоги, указатели, историческая справка к фонду.

В Методических рекомендациях по применению Правил 2015[3] в разделе 3 «Учет документов в архиве организации» указано, что состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно. Это могут быть карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов и др., в том числе самостоятельно разработанные учетные документы. Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном носителе и/или в электронной форме.

Основные и вспомогательные учетные документы приведены в Схеме.

В заключение необходимо упомянуть, что в соответствии с п. 3.14 Правил 2015 учетные документы архива организации, кроме описей дел, документов, предназначаются для служебного пользования и пользователям не выдаются.