На вопрос отвечает

А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

ВОПРОС

В санатории есть стоматологический кабинет, соответственно, существуют стоматологические карты, которые ведет стоматолог. Можно ли хранить эти документы вместе со стационарными картами, не раскладывая и номеруя их отдельно, так как стоматолог принимает только пациентов «на стационаре»?

ОТВЕТ

В п. 4.19 Правил 2015[1] указано, что законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Сегодня основным действующим документом по определению сроков хранения медицинской документации является Перечень основных учетных документов со сроками хранения[2]. В этом документе наименования форм карт разные, а срок хранения – одинаковый (25 лет).

Не совсем понятно, что вы имеете в виду под словосочетанием «хранить вместе»? При описании медицинских карт больных можно рассматривать их как особую (специфическую) категорию документов по личному составу, а значит руководствоваться теми же принципами описания, которые применяются при работе с документами по личному составу. Рекомендуем не создавать так называемые «наряды» медицинских карт больных, когда несколько медицинских карт сшиваются в одно дело (так же, как и при формировании личных дел уволенных работников), так как при этом нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа.

Полагаем, время пребывания пациентов в санатории регламентировано и ограничено, а значит дата поступления и выбытия определена (например, может быть указана в санаторно-курортной карте, путевке или в другом аналогичном документе). Можно взять эти даты как крайние даты медицинских карт стационарных больных (Пример 1). Очевидно, что хронологические рамки карты, заведенной в стоматологическом кабинете на пациента, будут «входить» в период пребывания пациента в санатории.

С позиции архива организации (особенно если это специально обособленное помещение) есть логика в том, чтобы карта пациента стоматологического кабинета хранилась вместе с его стационарной картой. Однако учитывайте, что сведения, содержащиеся в такой карте, можно отнести к персональным данным, которые содержат сведения о личной, семейной тайне гражданина, его частной жизни. Если вы решили включать карты пациентов стоматологического кабинета в состав карт стационарных больных, то в предисловии к такой описи необходимо оговорить эту особенность. В целом, в предисловии к описи можно и необходимо указывать особенности формирования и описания документов, включенных в опись (Пример 2).

При большом количестве пациентов (а следовательно, при большом количестве карт) целесообразно открыть самостоятельную опись – исключительно для такого вида документа. Организация вправе сама определить для себя количество и виды описей документов, которые она может вести, а также вправе самостоятельно их нумеровать.