На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос

В настоящее время сведения о трудовой деятельности и стаже предоставляются в Пенсионный фонд Российской Федерации в электронном виде и подписываются электронной подписью. Кадровики, ссылаясь на это, говорят, что нет необходимости хранить их в организации 50/75 лет согласно ст. 450 Перечня 2019, что сроки хранения Перечня 2019 указаны только для оригиналов. Правы ли они?

Ответ

Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов закреплены в ст. 17 Федерального закона № 125- ФЗ[1]:

Таким образом, очевидно, что хранить и обеспечивать необходимую степень сохранности документов организация должна, это ее обязанность.

В ст. 450 Перечня 2019[2] отсутствуют какие-либо примечания, дополнения и уточнения, о которых вы говорите в вопросе, то есть не идет речи о сроках хранения для оригиналов либо нет, у страхователя или страховщика.

Для сравнения в Перечне 2010[3] аналогом этой статьи была ст. 905:

Необходимо помнить о разделе IV Инструкции № 237[4]:

В ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации сказано, что «работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и представляет ее в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации».

Поэтому если ваша организация готова осуществлять хранение электронных копий сведений (поскольку оригиналы представлены в соответствующее структурное подразделение Пенсионного фонда) в течение 50/75 лет, то необходимо проводить проверку воспроизводимости, необходимую миграцию (выгрузку, копирование, резервирование и т.д.) архивной части в обновленные бухгалтерскую и кадровую системы. На практике может оказаться, что доказательное хранение документов на бумажном носителе менее затратно.