Номенклатура дел является систематизированным перечнем дел организации. То есть наименования подразделений и относящиеся к ним дела должны быть выстроены в определенной последовательности. Подразделения выстраиваются в порядке, определенном штатной структурой организации, либо в соответствии с утвержденной системой индексации структурных подразделений. Один раздел номенклатуры дел соответствует одному подразделению.

Если индексирование производилось ранее:

1. Нужно решить, пользоваться ли этой системой, либо отменять ее и устанавливать новые индексы. Это зависит от того, какие подразделения пользуются ими и насколько эти индексы актуальны.
2. Разумным компромиссом станет обновление системы индексации с сохранением за подразделениями, использующими индексы, присвоенных им номеров.
3. Если прежняя система индексации вполне актуальна, то нет смысла ее менять. В этом случае номенклатура дел создается на ее основе.

Если до сих пор организация обходилась без индексов структурных подразделений, то подразделения получат номера в общем порядке.

Для упрощения дальнейшей работы рекомендуем создать таблицу с индексацией разделов номенклатуры дел, записав индексы структурных подразделений и их наименования. Ознакомьтесь с примером.