На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос

Подскажите, пожалуйста, можем ли мы уничтожить журналы, не подлежащие архивному хранению, если произошла авария и залила их? Записи (то есть текст) в журнале не читаются.

Ответ

На обнаруженные в ходе проверки неисправимо поврежденные дела составляется акт о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение № 22 к Правилам 2015[1]).

После рассмотрения актов экспертной комиссией организации (далее – ЭК) и утверждения ее решения руководителем организации неисправимо поврежденные документы снимаются с учета.

Организации – источники комплектования представляют акт о неисправимых повреждениях документов, содержащий документы постоянного хранения, на согласование в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является организация, или в уполномоченный орган исполнительной власти.

В вашем случае речь идет о том, что документы не утрачены (то есть физически они есть), но они повреждены, а значит, текст и информация, которую они содержат, нечитаема. На языке архивной отрасли такие документы принято считать «неисправимо поврежденными». Определение такому термину мы находим в п. 13.2. Методических рекомендаций к Правилам 2020[2]: «Неисправимо поврежденным признается архивный документ, состояние которого исключает возможность восстановления его материального носителя и использования (воспроизведения) содержащейся в нем информации».

В соответствии с п. 3.15 Правил 2015 учет поступления и выбытия дел, документов в архиве организации осуществляется на основании:

• описи дел, документов структурного подразделения и годового раздела сводной описи дел, документов организации;
• номенклатуры дел организации, заменяющей годовой раздел сводной описи дел, документов организации;
• акта о технических ошибках в учетных документах (приложение № 4);
• акта об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных) (приложение № 5);
• акта об утрате документов (приложение № 6);
• акта приема-передачи архивных документов на хранение (приложение № 20);
• акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение № 21);
• акта о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение № 22).

Обращаем ваше внимание, что в бланке, представленном в приложении № 22 к Правилам 2015, подразумевается, что акт о неисправимых повреждениях архивных документов составляется на документы, уже прошедшие научно-техническую обработку и описанные ранее. Такой вывод мы делам из того, что в бланке имеются графы № 2 «Опись №» и № 3 «Ед. хр. №». Поэтому если речь идет о журналах, ранее внесенных в описи, то тогда вы заполняете эти графы с учетом этой информации; если речь идет о неописанных журналах, графы остаются пустыми.

Обращаем ваше внимание, что в Перечне 2019[3] такой вид документа, как журнал, встречается довольно во многих статьях, и сроки хранения журналов различны: