На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос

Ранее в сводную опись дел были включены должностные инструкции (далее – ДИ). В ходе приема дел в архив выяснилось, что часть ДИ отсутствует. Провели розыск, теперь ломаю голову, как отразить это в акте об утрате документов. Дело в том, что часть ДИ можно восполнить копиями, а часть найти даже копий не удалось, нет и даты их утверждения. Как их вносить в акт, если год утверждения не известен? По форме данного акта итоговая запись остается пустой, ведь мы не все дело потеряли?

Ответ

В вашем вопросе вы говорите о том, что документы (часть из которых оказалась отсутствующей на момент передачи в архив организации) ранее уже были включены в опись. Как правило, опись составляется по структурно-хронологическому принципу, поэтому, во-первых, дела вносятся в хронологической последовательности в соответствующий годовой раздел, а во-вторых, в описи есть графа «крайние даты», которая в случае с ДИ может быть заполнена. Таким образом, «год утверждения» о котором вы говорите, что он не установлен, вы можете взять из имеющейся в наличии сводной описи.

Утрата документов – это выбытие документов.

Акт об утрате документов – это один из документов, на основании которого ведется учет поступления и выбытия дел, документов в архиве организации. Его форма дана в приложении № 6 к Правилам 2015[1].

На основании акта об утрате документов необходимо вносить изменения в основные (обязательные) учетные документы (п. 3.15 Правил 2015): в описи дел, документов – при каждом поступлении и/или выбытии дел, документов, учтенных в данной описи.

В вашем случае в графу 6 «Примечание» описи дел постоянного хранения необходимо внести соответствующие пометки. Опись после внесения изменений может выглядеть так (Пример 1).

Исходя из условий вопроса мы допустим, что одно дело с должностными инструкциями утрачено полностью (дело № 661), а в другом деле (дело № 662) часть должностных инструкций удалось восполнить копиями.

Есть еще одно условие, которое мы допускаем. Это касается сроков хранения должностных инструкций, которые различны. Сравним их в Перечне 2010[2] и Перечне 2019[3].

Поэтому допускаем, что сводная опись, в которую были внесены ДИ, – это опись дел постоянного хранения, значит, в Примере 1 мы даем образец описи дел постоянного хранения.

В случае выявления отсутствия дел архив организации принимает меры их по розыску. На отсутствующие документы и дела, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями (п. 6.8 Правил 2015). Этот вид работ вами выполнен по мере возможности.

В п. 4.32 Правил 2015 указано, что при составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования: графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.

Таким образом, факт наличия копий в единице хранения мы указываем в графе «Примечание» в описи дел (Пример 1).

Как правило, графа 6 «Примечание» заполняется вручную, поэтому в нее вносим необходимые примечания таким образом, чтобы опись была удобна и доступна для работы и использования. Особенности, замечания и информацию о выявленных изменениях в документах необходимо указывать в предисловии к конкретной описи дел. При этом предисловие к описи – это составной элемент научно-справочного аппарата.

В предисловии к описи кратко излагаются переименования организации в исторической (хронологической) последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенным в опись.

В п. 4.1 Методических рекомендаций по применению Правил 2015[4] сказано, что предисловие к описи дел в дополнение к сведениям, указанным в п. 5.5 Правил 2015, также может включать:

– сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации в хронологических рамках крайних дат единиц хранения описи дел;

– краткую характеристику содержания и полноты дел фонда, включенных в опись (в том числе выделяют наиболее типичные группы дел по разновидностям и содержанию);

– сведения о наличии дел, выходящих за хронологические границы фонда;

– сведения об особенностях формирования и оформления дел (электронных дел), описания и систематизации заголовков дел;

– основные принципы составления справочного аппарата к описи дел и порядок его использования.

Факт наличия копий в некоторых единицах хранения можно отнести к сведениям об особенностях формирования и оформления дел. Поэтому с учетом Правил 2015 и Методических рекомендаций по применению Правил 2015 советуем вам указать это не только в описи, но в предисловии.

Предисловие можно пересоставить или составить, если оно не было составлено ранее. Целесообразность описания представленной ситуации именно в предисловии объясняется тем, что в графе бланка описи слишком мало места для таких пояснений (Пример 2).