На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос

Наша организация была создана в октябре 2009 г. Пока штат укомплектовывался, номенклатура дел разрабатывалась сразу на 2010 год. Получается, 2009 год вообще выпал. Сейчас мы начинаем укомплектовывать архив (есть много документов по личному составу за 2009 год), и возникла необходимость в создании номенклатуры на 2009 год. Можем ли мы в текущем году утвердить номенклатуру дел на 2009 год и будет ли корректно это отразить в приказе: «Приказываю утвердить и ввести в действие с момента подписания настоящего приказа номенклатуру дел на 2009 год»?

Ответ

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013[1]) (Пример). Обратите внимание, что в определении речь идет о создаваемых, а не о созданных делах. Номенклатура на этапе составления и введения в действие – это плановый документ. После завершения делопроизводственного года, заполнения графы № 3 и итоговой записи номенклатуры дел она по своему содержанию превращается в отчетный документ. Таким образом, составлять номенклатуру дел и вводить ее в действие на календарный (делопроизводственный) год, который уже давно прошел (в вашем вопросе речь идет о 2009-м) – неверно и не нужно!

В год создания ваша организация проработала в течение IV квартала (октябрь, ноябрь, декабрь), и в этот период штат активно укомплектовывался. Возможно, определялась структура организации (отделы, секторы, управления и т.д.), функции и задачи структурных подразделений и отдельных должностных лиц.

Рекомендуем вам при подготовке и проведении научно-технической обработки и экспертизы ценности документов за 2009 год (как по личному составу, так и постоянного хранения) ориентироваться на Перечень 2019[2]. Сделайте для себя таблицу с выборкой статей из Перечня 2019 и по ним отсортируйте имеющиеся документы. Под сортировкой мы подразумеваем, что при проведении экспертизы ценности документов компании за 2009 год вам необходимо обратить особое внимание на документы, указанные в Таблицах 1 и 2. Таким образом вы уже будете понимать, что искать и что готовить к полной научно-технической обработке. Возможно, при проведении такой работы вам будет необходимо обратиться за помощью к сотрудникам соответствующих структурных подразделения (отделов).

При подобном подходе вы не потеряете нужное и не возьмете для научно-технической обработки «времянку», даже не имея номенклатуры дел на 2009 год.