На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос

При разборе дел по личному составу попадаются приказы о привлечении к работе в выходные и праздничные дни; приказы о предоставлении дополнительных дней отдыха за ранее отработанное время, дополнительного отпуска за ненормированность, дополнительного отпуска в связи с обучением с сохранением среднего заработка совмещающим работу с обучением; приказы о режиме работы; приказы об исчисление стажа за выслугу лет; приказы о материальной помощи. Сколько их хранить? Все ли они относятся к приказам по личному составу?

Ответ

Часто оказывается, что в делопроизводстве крупной организации с большим штатом работников и сложной организационной структурой издается значительный объем различных распорядительных документов (приказов, распоряжений). Так, например, установление надбавок (тарифов, ставок) или изменение окладов в целом по компании (общая формулировка с указанием наименований должностей и процентов без указания Ф.И.О.), определение ответственности, полномочий, структуры и т.п. – это те вопросы, которые оформляются в приказах по основной деятельности. Ведь это касается организации производственного процесса (то есть основной деятельности), за который отвечает руководитель организации, и всего коллектива компании.

А вот изменения, затрагивающие конкретных работников (например, повышение окладов с указанием сумм и конкретных Ф.И.О., установление надбавок и персональных доплат, назначение отдельных лиц ответственными), необходимо оформлять приказами по личному составу, поскольку на основании таких приказов, возможно, изменятся условия работы сотрудника, закрепленные в трудовом договоре.

Виды приказов, указанные в вопросе, и сроки их хранения приведем в Таблице.

Росархив уточнил, сколько лет работодатель должен хранить приказы о привлечении работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни. Разъяснение было дано в письме № Р/Т-1279. Росархив отмечает, что сведения, содержащиеся в приказах по личному составу организации о привлечении работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни, издающихся в соответствии со ст. 113 Трудового кодекса Российской Федерации, не влияют на исчисление трудового стажа работника. Устанавливаемая указанными приказами повышенная оплата за работу в выходные и нерабочие праздничные дни учитывается в лицевом счете работника. Таким образом, для обеспечения социальных прав работника при выходе на пенсию длительное хранение приказов по личному составу организации о привлечении работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни не требуется. С учетом вышеизложенного делаем вывод о том, что такие приказы могут храниться в организации не более 5 лет.

В ст. 403 Перечня 2019 в перечисленных видах документов, касающихся исчисления стажа за выслугу лет, такой вид документа как приказ отсутствует. Но при определении срока хранения такого приказа будем ориентироваться на то, что вопросы, связанные с исчислением стажа за выслугу лет, хранятся 50/75 лет. На практике исчисление (установление) стажа за выслугу лет влечет за собой установление (или увеличение) дополнительных надбавок и повышающих коэффициентов относительно заработной платы конкретного сотрудника.

Приказы о материальной помощи можно хранить в течение пяти лет. Для этого необходимо провести экспертизу ценности и закрепить этот факт в протоколе экспертной комиссии организации и актуальной номенклатуре дел.

Материальная помощь может быть частью системы оплаты труда работодателя. При этом размер и способы выплаты такой помощи определяются работодателем самостоятельно. Позиция изложена в письме № 14-1/ООГ-15412[3].

Заработная плата включает вознаграждение работника за труд, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки) и стимулирующие выплаты (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). Тогда как материальная помощь является выплатой социального характера и не входит в состав зарплаты. Однако трудовое законодательство позволяет работодателю предусмотреть нормы, улучшающие положение работников по сравнению с общеустановленными (ст. 8, ч. 3 ст. 41 ТК РФ).

Учитывая это, работодатель вправе включать в локальные нормативные акты об оплате труда либо в коллективные договоры любые дополнительные гарантии и меры поддержки работников.

Таким образом, материальная помощь не является частью системы оплаты труда, поощрением и не учитывается в расчете среднего заработка (см. п. 3 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы[4]).

Безусловно, факт начисления и выплаты материальной помощи (единовременной или разовой) на основании приказа будет отражен в ведомости начисления заработной платы или лицевых счетах работников.

Также обратите внимание на примечание (1) к ст. 295 Перечня 2019. Таким образом, приказы о материальной помощи возможно хранить в течение пяти лет, закрепив этот факт в протоколе экспертной комиссии организации (Пример 1) и актуальной номенклатуре дел (Пример 2).

Как правило, в делопроизводственном году приказов об оказании материальной помощи издается не слишком много. Поэтому включение таких приказов в состав дела приказов по личному составу (см. ст. 434 а Перечня 2019) не будет являться грубым нарушением архивного и трудового законодательства.