На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос

Что делать, если произошла выемка документов из личного дела? Куда подшивать копию протокола выемки документов, копии изъятых документов? Что делать, если оригиналы документов не вернули: подшить дело и сдать его в архив с отметками об этом в описи в графе «Примечание»?

Ответ

При выемке документов составляют акт, протокол или иные документы, подтверждающие факт выемки некоторых листов дела. При этом с изымаемых документов специалист по кадрам изготавливает заверенные копии, которые затем приобщают к делам. То есть следует заменить подлинники документов в личном деле копиями.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена документов копиями) отражаются в графе «Примечание» внутренней описи личного дела (Пример 1) со ссылками на документы, подтверждающие факт выемки некоторых листов дела (например, на протокол выемки).

ПРИМЕР 1

Внутренняя опись личного дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № 458

Изъятие документов, а также замена на копии отражаются также в листе-заверителе дела, описи дел. При необходимости могут быть составлены новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела (Пример 2). Если принято решение составить новый лист-заверитель, то старый лист-заверитель нужно зачеркнуть, но сохранить его в деле.

Куда подшить копию протокола выемки документов? 

Изъятие и возвращение документов оформляют с помощью актов об изъятии из дел (возвращении) указанных документов. Акты и другие документы (протокол, справка и пр.), на основании которых произведено изъятие (возвращение) архивных документов, включают в дело фонда. В п. 3.6 Методических рекомендаций по применению Правил 2015[1] отмечено, что акты, на основании которых произведено изъятие архивных документов (например, протокол) включают в дело фонда.