На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

ВОПРОС

Не могу определиться с названием дела в номенклатуре. В Перечне 2019[1] есть ст. 8 «Правила, инструкции, регламенты, стандарты, требования, порядки, положения, классификаторы, рекомендации, кодексы (межведомственные, корпоративные)». В организации есть много положений по разным аспектам деятельности. Надо ли в номенклатуре перечислять все эти положения отдельно (заводить дела) или можно создать дело «Положения» и разносортицу (не указанную в отдельных статьях перечня) хранить в этом одном деле?

ОТВЕТ

Обратимся к Методическим рекомендациям по применению Правил 2015[2].

В п. 5.3 Инструкции по применению Перечня 2019[3] указано, что при подготовке номенклатур дел используются приведенный в Перечне 2019 видовой состав документов и установленные Перечнем 2019 сроки их хранения. Наименования видов документов конкретизируются. К сроку хранения дается ссылка на статью Перечня 2019. При наличии других перечней, типовых или примерных номенклатур дел дается ссылка на соответствующий перечень (номенклатуру).

Документы, о которых вы спрашиваете, могут быть утверждены как распорядительными документами по основной деятельности (приказами, распоряжениями), так и без таковых (то есть являться самостоятельными документами).

На практике и с учетом норм Перечня 2019 и Методических рекомендаций к Правилам 2015 в индивидуальной номенклатуре дел такие документы можно отразить двумя способами: изучите Примеры 1 и 2.

Обращаем ваше внимание, что в Примере 2 заголовок дела с индексом 01-17 является более укрупненным, чем заголовки дела с индексами 01-15 и 01-16. Такая корректировка и формулировка допустимы. Самое главное при составлении номенклатуры дел – не потерять все документируемые участки работы и вопросы деятельности организации. В заголовке номенклатурного дела должен быть обозначен вид документа и зафиксировано, о чем он; большой объем документов (много положений по разным аспектам деятельности) мы можем обозначить обобщенным заголовком (аналогичный, тому, что указан в деле с индексом 01-17 из Примера 2), не забывая о том, что графа № 3 номенклатуры дел позволяет заводить (формировать) несколько томов (единиц хранения) одного номенклатурного дела.