На вопрос отвечает

А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

ВОПРОС

Обязан ли архив организации принимать запросы граждан на выдачу архивных справок по телефону? В нормативных документах указаны следующие форматы подачи запросов: письменный вид и через информационно-телекоммуникационную сеть, в том числе через Интернет. Телефонный звонок входит в информационно-телекоммуникационную сеть?

ОТВЕТ

В соответствии с п. 5.10 Правил 2015[1] архив организации должен рассматривать и исполнять запросы, поступившие в письменной форме. Запрос пользователя должен содержать следующую информацию:

• наименование юридического лица – автора запроса (для граждан – фамилии, имени, отчества, при наличии последнего);
• почтовый и (или) электронный адрес, по которому должен быть дан ответ;
• сведения, интересующие пользователя и хронологические рамки запрашиваемой информации;
• форму получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень, тематический обзор документов);
• личную подпись автора запроса (гражданина или должностного лица);
• дату.

При поступлении в архив организации интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и (или) почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении.

Ответ на запрос тематического характера, поступивший в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети (в том числе по Интернету), может быть направлен в виде электронного сообщения по указанному автором запроса электронному адресу. Для удобства пользователей рекомендуем в соответствии с установленными требованиями разработать бланк или шаблон запроса, который может быть заполнен в бумажном виде или в электронной форме.

Изучив определение понятия «информационно-телекоммуникационная сеть» можно сделать вывод, что запрос, принятый по телефону, не может являться запросом, принятым по информационно-телекоммуникационной сети.