Больше, чем показатель

В большинстве компаний время закрытия вакансии — это показатель, с которым работают только HR-подразделения. Он показывает эффективность рекрутинга в компании, служит для оценки качества работы HR-специалистов и необходим для понимания рисков для бизнеса в случае простоя места. Для нас в Qugo этот показатель гораздо больше, чем просто характеристика одного из сервисных направлений. Мы помогаем компаниям находить исполнителей для проектной работы и улучшать процесс найма в целом. Поэтому для нас скорость закрытия вакансии — это один из ключевых бизнес-показателей, над которым мы постоянно работаем. Он лежит в основе стоимости нашего рекрутингового продукта, а улучшение этого показателя напрямую влияет на результаты бизнеса.

Время закрытия вакансии — это количество времени, которое проходит с момента поступления заявки на наем специалиста до фактического выхода человека на работу. Иногда конечной точкой считается время принятия кандидатом оффера. Так бывает, если цель замера — именно оценка эффективности рекрутера. Но с точки зрения бизнеса более правильно считать конечной точкой процесса закрытия вакансии именно время, когда новый сотрудник приступил к исполнению обязанностей.

Почему бизнесу важно делать такие замеры? Кроме оценки эффективности HR-подразделения, это нужно для того, чтобы бизнес понимал, сколько ему стоит простой места сотрудника. Например, срок закрытия вакансии составляет 60 дней, отнимаем две недели на отработку и получаем 46 дней простоя места. Если в компании все процессы выстроены правильно и уволившийся сотрудник действительно выполнял важную функцию, то за это время компания потеряет или недополучит прибыль. Чем быстрее будет закрыта вакансия, тем меньше денег потеряет бизнес.

 Особенно важно учитывать этот показатель, когда мы говорим о сроках запуска какого-то проекта или открытия филиала. Бывает, что компании не учитывают риски рекрутинга и потом вынуждены менять свои планы из-за того, что вовремя не сформирован штат. Причем, прежде чем строить прогнозы по времени закрытия вакансии, нужно проанализировать массу факторов, которые влияют на скорость найма: от самого предложения, насколько оно «в рынке», до региональных особенностей рынка труда.

По своему опыту могу сказать, что повлиять на скорость найма порой может то, что изначально кажется нам странным, непонятным, что невозможно было предусмотреть. Поэтому, как правило, работая с этой услугой, мы договариваемся с клиентами, что делаем пилот на 2 недели, за это время собираем обратную связь и набиваем шишки.

Например, можно с уверенностью сказать, что срок закрытия одной и той же позиции в столице и регионах будет сильно отличаться. Не так давно мы решали задачу найма кадровиков в регионах и столкнулись с тем, что решающим фактором стал график работы. Оказалось, что в регионах очень не любят работать по графику 10:00–19:00.

Самый распространенный — 08:00–17:00 или 09:00–18:00.

Мы получили много отказов исключительно из-за графика работы. Здесь сказались и привычки, и образ жизни (нужно время на огород и хозяйство), и уровень развития социальной инфраструктуры в регионах (время работы детских садов, школ, магазинов, больниц). Соответственно, воронка найма была сужена, срок закрытия вакансии вырос.

Другой пример. Недавно мы делали подбор для одной из крупных курьерских служб. Изначально задачей было просто подобрать курьеров, потом появилось уточнение, что курьеры должны быть с велосипедом. Это уже сузило воронку найма.

Но потом выяснилось, что средний вес посылки достигает 13 кг. И большинство людей отказывались от такой работы, потому что ехать на велосипеде с 13-килограммовой сумкой довольно сложно, мало кто хочет.

Мы тут же попали на увеличение сроков закрытия вакансии. Когда мы пошли по регионам, то оказалось, что действительно люди не только не хотят работать по вечерам, так еще и отказываются ехать на велосипеде, потому что в их городах передвигаться на велосипедах сложно физически и даже небезопасно.

На сроки закрытия вакансии влияет и сезонность. В целом летом наем проседает всегда, потому что люди нацелены на отдых и, как правило, не готовы быстро что-то решать. А в массовом рекрутменте (например, доставке или общепите) наем фактически умирает перед Новым годом и во время майских праздников. Например, одна компания планировала открыть в первых числах мая новое производство, им надо было быстро найти поваров, грузчиков и другой персонал. Но сроки запуска им пришлось отложить, потому что они не учли фактор майских праздников и просто не смогли вовремя закрыть вакансии. Как бы человек ни нуждался в работе, в большинстве случаев он предпочтет отдохнуть в майские праздники и уже после них будет трудоустраиваться.

Также на показатель времени закрытия вакансии влияет и бренд работодателя. Люди делятся своими впечатлениями о работодателях, и информация быстро распространяется. Многие кандидаты откликаются на вакансию только после изучения отзывов. Плохая репутация — ждите затягивания найма. А для эффективного найма айтишников кроме рыночной зарплаты важно предлагать дополнительные бонусы. Кстати, в идеале разными видами подбора должны заниматься разные люди, потому что опыт и квалификация рекрутера также влияют на время закрытия вакансии. Массовый подбор — это одна специфика. Здесь, например, до сих пор телефон является основным способом коммуникации. IT-рекрутеры всегда действуют через мессенджеры. Хедхантинг — вообще отдельная история. Также важна и загрузка рекрутера. Если у специалиста по подбору двадцать или тридцать вакансий в портфеле, то вряд ли он будет их эффективно закрывать. Нормальным считается от трех до шести, максимум — от восьми до десяти вакансий в работе одновременно. Тогда рекрутер может уделять каждой вакансии достаточно времени.

Большое влияние на скорость найма оказывает род деятельности и компании, и потенциального кандидата. Важно то, насколько вакансия редкая, а также уровень компетенции соискателя. Обычно кандидатов для массового найма больше, вакансия закрывается быстрее: наем укладывается в две недели или в месяц. Если мы говорим о профессиональном подборе IT-специалистов, руководителей отделов или топ-менеджеров, то здесь сроки могут доходить до шестидесяти, а иногда до девяноста дней.

Для «синих воротничков» срок закрытия вакансии, как правило, более короткий. И он больше подвержен внешним факторам и менее управляемый изнутри. Рабочие менее лояльны к компаниям и часто меняют работу в погоне за лучшими условиями. А если говорить об офисных сотрудниках, то здесь средний срок закрытия вакансии обычно длиннее, но на него проще влиять. Если наем состоит из нескольких этапов, то какие-то из них можно объединить, какие-то — перевести в онлайн. Еще один фактор, на который могут повлиять HR-специалисты, — это скорость обратной связи, поэтому рекрутерам нужно быть настойчивыми с заказчиками, чтобы те оперативно давали обратную связь по резюме.

Даже если компания не замеряет время закрытия вакансии, очень важно не затягивать процесс найма. За последние два года мы заметили, что кандидаты стали изначально интересоваться, сколько будет этапов. Они ценят свое время, хотят быстрее получить результат. Они не хотят быть вовлечены в бесполезную трату времени: десять этапов — и в итоге отказ.

И скорее выберут ту вакансию, где меньше собеседований.

В США распространен подход открытого найма, когда интервью вообще не проводят и общение с кандидатом сводят к минимуму. У нас этот метод пока широко не применяется, но, полагаем, в ближайшее время он придет и на наш рынок. На наш взгляд, для массового подбора это наиболее эффективный подход: он сильно расширяет воронку найма. Есть исследования, которые показывают, что сотрудник, нанятый открытым наймом, впоследствии будет более производителен, более гибок и лоялен к компании. Потому что он благодарен компании — его взяли без резюме и этапов отбора, дали возможность попробовать, обеспечили обучение и наставничество, он получил полезные навыки. Для компании это возможность найти ценные кадры — дать шанс людям, которые никогда не сталкивались с такой работой, но потенциально могут ее продуктивно выполнять. На этапе собеседования и отбора людей без опыта часто отсеи­вают, но на самом деле отсутствие опыта не всегда надежный показатель. Это отличная возможность сократить время на классический рекрутинг, перенаправив освободившееся время на обучение и наставничество. При этом всегда есть испытательный срок, когда можно достаточно просто отсеять неподходящих людей. Этот метод вряд ли подойдет для закрытия сложных вакансий, где нужно знание специальных программ, или, например, для ключевых топовых позиций. Хотя это был бы интересный эксперимент.

Главное возражение против открытого найма — это риск ошибки. На самом деле неважно, сколько этапов отбора прошел сотрудник, — риск увольнения на ранних сроках есть всегда. Конечно, какой-то минимальный отсев можно сделать с помощью тестирований. Например, бухгалтера можно отсеять проверкой знания специальных программ. Но часть компетенций невозможно проверить и узнать, пока человек не приступит к работе. В нашей практике был случай, когда мы взяли мене­джера по ведению ключевых клиентов, у которого были прекрасные рекомендации и который успешно прошел собеседования с HR-ом, коммерческим директором и даже собственником. Но уже через два месяца мы поняли, что этот человек не соответствует своему резюме и не оправдывает наших ожиданий.

Процесс открытого найма очень похож на то, как мы работаем с заказчиками, консультируя по переводу бизнес-процессов на сотрудничество с самозанятыми исполнителями. Появление самозанятости вообще сильно повлияло на рынок труда, на качество и срок закрытия вакансий, на отношение участников рынка к процессу найма. С одной стороны, некоторым людям до сих пор сложно понять, что от них требуется выполнение конкретной задачи и платить им будут не за время, а за результат. Здесь как раз вопрос в навыках и квалификации: выполнишь ты задачу за 2 или за 22 часа. С другой стороны, заказчики тоже ожидают каких-то гарантий. Самый популярный вопрос у наших клиентов: «Какие гарантии, что самозанятый выполнит свою работу, что мне понравится

результат?». Никаких. Как нет и гарантий, что тот контрагент, которого вы найдете, не расторгнет с вами договор. Даже человек, оформленный по Трудовому кодексу, может просто не выйти в офис или выполнить свою работу плохо. Схема работает, если все игроки на рынке ответственно относятся и к задачам, и к коммуникации друг с другом. Важно научиться договариваться, объяснять и доверять. Культура таких взаимоотношений только формируется. Пандемия стимулировала это развитие, но мы только в самом начале пути.

Бизнес, который уже работает с самозанятыми, более ответственно подходит к выстраиванию коммуникаций с исполнителями. В отличие от компаний, которые привыкли к классическому найму и где должностные инструкции имеют мало общего с действительным функционалом сотрудника. Если какая-то функция отдается на аутсорсинг самозанятому, то заказчик должен максимально подробно прописать, какой результат он ожидает. Например, задание для курьера может быть сформулировано достаточно просто: взять что-то из точки А и довезти в точку Б. Но излишнее упрощение может вызвать обратный результат. Например, курьер формально выполнил свою задачу, но при этом нагрубил заказчику. Компании приходится предпринимать усилия, чтобы исправить его ошибку, — давать бонусы клиенту, извиняться, восстанавливать лояльность. В таких случаях компании начинают более здраво подходить к формулировкам задачи для исполнителя, прописывают стандарты качества оказания услуги. По идее, так должно быть с любой услугой, которую мы заказываем: чтобы не получился эффект обманутых ожиданий, все требования нужно подробно изложить и закрепить письменно.

В заключение хотелось бы сказать, что лишь немногие компании понимают, что быстро и качественно найти подходящего человека — это только часть дела. В тот момент, когда человек подписал договор и приступил к выполнению задачи, он еще не знает всего, что нужно для его эффективной работы. Начинается период адаптации. Нужны стажировки, онбординги, презентации, брифинги, обучение, наставничество. Наши клиенты в работе с самозанятыми успешно применяют мини-онлайн-курсы. Их прохождение — обязательный шаг, чтобы открылась возможность получить первое задание. От компании требуется максимально подробно объяснить, обучить и дать четкое и понятное ТЗ. Тогда время закрытия вакансии перестанет быть только показателем эффективности работы рекрутеров и станет отправной точкой для успешной работы сотрудника или исполнителя.