Контрольные точки, или Самолет в штопоре

В переводе deadline означает «предельный срок, критическая точка, промежуток времени, к которому необходимо выполнить задачу, сдать проект, отчитаться по взятым на себя обязательствам и т. п.».

Дедлайн — это неотъемлемый атрибут тайм-менеджмента, планирования и организации своей работы.

Планирование времени (или тайм-менеджмент), в свою очередь, — это технология организации рабочего времени, которая включает выбор оптимальных способов выполнения взятых на себя обязательств в срок.

Можно любить или ненавидеть дедлайны, но органично вписаться в деловую культуру, сделать карьеру или организовать собственный успешный бизнес без следования принципам планирования и организации работы невозможно.

Хотя бывают, конечно, исключения из правил.

Например, какой-то человек настолько суперталантлив, гениален или абсолютно незаменим, что ему позволяют нарушать сроки и игнорировать принципы планирования и организации работы. Но если человек не предъявляет миру доказательства своей гениальности, т. к. неспособен изобрести что-то наподобие вечного двигателя или таблеток для бессмертия, то ему придется освоить навыки планирования времени и соблюдать дедлайны. Иначе успешная карьера и деловая репутация окажутся под большим вопросом.

С чего начинается соблюдение дедлайна?

Соблюдение дедлайна начинается с правильной постановки целей и задач проекта, мероприятия, иных обязанностей. При этом неважно, планируется собственная индивидуальная работа или работа исполнителей. И в том, и в другом случае задачи должны быть поставлены четко и конкретно, а дедлайн должен быть соблюден.

Я рекомендую своим сотрудникам и пользуюсь сама вот таким простым чек-листом для проверки корректности постановки целей и задач мероприятия, которые необходимо выполнить в установленный срок (см. табл. 1).

Постепенно отвечая на вопросы данного чек-листа, можно спланировать и свою работу, и работу своих подчиненных.

Таблица 1. Чек­лист постановки задач

«Что?» Отсутствие критериев конечного результата повышает риски «изобретения велосипеда», расходования избыточных ресурсов, выполнения задачи с низким уровнем качества, нарушения установленных сроков.

«Когда?» Большой проект или задачу целесообразнее разбить на этапы, подзадачи, упростить до максимума. В тайм-менеджменте этот процесс часто называют «съесть слона по кусочкам». Декомпозиция задачи на этапы существенно упрощает понимание исполнителями их целей и снижает чувство беспомощности и страха: «С чего начать, как же это все успеть?»

«Как?» Важно найти оптимальные способы выполнения задачи, что позволит сэкономить время и в конечном счете уложиться в дедлайн. Кроме того, на этапе планирования «Как?» открываются возможности получить дополнительные знания у тех людей, которые уже имеют опыт аналогичной работы.

Зачем наступать на собственные грабли и учиться на своих ошибках, когда есть возможность воспользоваться чужим опытом и накопленными знаниями?

Вопрос «Зачем?» может показаться философским и потому необязательным. Но это лишь на первый взгляд. Зная, какой глобальной цели служит задача, можно выполнить ее наиболее оптимальным способом либо вообще переформулировать. А понимание того, что именно про-

изойдет или, наоборот, не случится без выполнения этой задачи, повышает ответственность исполнителей, иногда может вдохновить на соблюдение дедлайна.

Вопрос «С кем?» поможет привлечь дополнительные ресурсы или воспользоваться опытом коллег. Сложные задачи редко решаются в одиночку, иногда для реализации проекта создается специальная команда. Поэтому тщательное продумывание персонального состава участников проекта позволит выдержать дедлайн.

Вопрос «Чем?» — это о ресурсах. Чтобы выполнить задачу вовремя, необходимо спланировать материальные, финансовые, человеческие ресурсы. Команда проекта может состоять из профессионалов, но выполнить задачу только за счет компетенций и морально-волевых качеств и без необходимых средств не получится. Важным вопросом является и определение полномочий, т. е. прав ответственного за дедлайн действовать тем или иным образом.

И наконец, «Что еще?» необходимо предусмотреть, чтобы минимизировать риски. Какие нештатные или непредвиденные ситуации мы можем предугадать или спрогнозировать на этапе планирования? Игнорирование рисков может привести к срыву сроков выполнения задачи или проекта.

Мне часто приходилось слышать от руководителей, что такое тщательное планирование отнимает много времени. Я же могу ответственно заявить, что время, которое инвестируется в планирование, легко окупается соблюдением дедлайна и установленных критериев качества.

Планирование сроков

Важным условием соблюдения дедлайна является тщательное планирование сроков. Чтобы уложиться в дедлайн без стресса, я использую модель «Точка невозврата».

Точка невозврата — это критическая точка, черта, рубеж, после которой невозможно вернуться к исходному состоянию. В нашем случае это означает, что, если точка невозврата пройдена, дедлайн будет нарушен.

В авиации точкой невозврата называют такой предел снижения самолета, когда его еще можно вывести из штопора. Если пилот прошел точку невозврата, он уже не сможет спасти ни себя, ни машину. Стоит ли объяснять, как важно для пилота отслеживать контрольные показатели высоты до попадания в точку невозврата?

Планируя свою работу, я расставляю контрольные точки, представляя самолет в штопоре. Я определяю несколько контрольных точек до наступления «точки невозврата», после которой соблюсти дедлайн будет невозможно (см. рис. 1).

Первую контрольную точку я определяю на таком промежутке, когда легко можно скорректировать результат, если что-то пошло не так. Вторую контрольную точку я определяю на таком расстоянии от дедлайна, когда еще остается возможность что-то предпринять и уложиться в дедлайн с заданными параметрами проекта. Условия попадания в точку невозврата я также определяю, чтобы нивелировать все риски до попадания «в штопор».

Управление рисками срыва дедлайна

Простым и эффективным инструментом управления дедлайнами является прогнозирование нештатных ситуаций, то есть рисков срыва сроков.

Я составляю перечень всех возможных и невозможных ситуаций, которые могут негативно повлиять на выполнение задачи в срок. После этого я определяю контрольную процедуру или мероприятие, которое позволит минимизировать риск данной нештатной ситуации. Пример приведен в табл. 2 на с. 107.

Таблица 2. Пример определения нештатной ситуации

После того как список всех возможных нештатных ситуаций сформирован, я оцениваю их по принципу значимости/вероятности (см. табл. 3).

Таблица 3. Оценка рисков по принципу «Значимость/вероятность»

Риски, которые попадают в столбец «Вероятно и значимо», требуют особого контроля, специальных процедур по недопущению или минимизации.

Например, выход из строя оборудования (программного обеспечения, принтера и т. д.) вероятен и значим, т. к. может привести к увеличению сроков изготовления презентационных материалов, по которым у вас определен жесткий дедлайн. Однако данный риск можно минимизировать, заранее проведя профилактический осмотр оборудования для печати и продумав альтернативные возможности изготовления материалов в подобной ситуации.

Невозможно застраховаться от всех рисков. Однако если проект или задача правильно спланированы, необходимые контрольные точки зафиксированы, риски проработаны, вся важная для качественного выполнения работы документация в наличии, то в большинстве случаев возможно уложиться в дедлайн без потерь, стрессов, авралов и прочих неприятностей.

Хороший контроль

Непременным условием соблюдения дедлайна является хороший контроль. Даже если вы выполняете работу самостоятельно, контролировать сроки и качество необходимо.

Хороший контроль начинается с планирования, с тех самых вопросов «Что?», «Когда?», «Чем?», «Зачем?» и т. д., о которых было упомянуто выше.

Если не определен эталонный результат задачи, которую нужно выполнить, если команда или мы сами не обеспечены необходимыми ресурсами, то контроль на выходе не имеет смысла. Исправить ситуацию будет невозможно.

Алгоритм хорошего контроля представлен на рис. 2.

Как мы видим, контроль начинается с получения обратной связи. Это происходит как раз на первой контрольной точке, когда еще все можно исправить. Обратная связь в данном случае — это получение информации от команды, подчиненных сотрудников или анализ самостоятельно выполненной задачи: «Все ли идет по плану? Есть ли отклонения?» Если отклонений нет, выполнение задачи продолжается, сроки и качество тщательно отслеживаются. Если отклонения зафиксированы, срочно принимаются меры для минимизации рисков срыва дедлайна.

Как я уже отметила выше, игнорирование дедлайна — исключительная прерогатива гениев. Остальным основы планирования и организации работы в помощь.

Если для человека важны карьера в организации, сохранение репутации в бизнесе, работа в команде, то осваи­вать навыки тайм-менеджмента для соблюдения дедлайна необходимо. Окружающим будет абсолютно все равно, как работают ваши биологические часы, впадаете ли вы в прокрастинацию или ненавидите дедлайны. Деловая культура требует собранности и организованности.