Переход на новый порядок оформления сертификатов УКЭП и требование о формировании машиночитаемых доверенностей вызывает у должностных лиц организаций бюджетной сферы ряд вопросов.

Постараемся ответить на самые острые из них.

В чем суть изменений?

Прежде всего в том, что теперь в квалифицированном сертификате НЕ указываются ограничения для его использования, а из перечня обязанностей владельца сертификата исключена обязанность по использованию КЭП в соответствии с такими ограничениями. Взамен этого непосредственно в Федеральном законе от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее – Закон № 63-ФЗ) установлены правила использования выданного физлицу сертификата в зависимости от того, в каких правоотношениях такой сертификат используется.

Отметим, что юрлицо тоже может быть владельцем сертификата, но только в том случае, когда речь идет о госоргане / органе местного самоуправления либо организации, прямо поименованной в ст. 17.4 Закона № 63-ФЗ. Такие сертификаты создаются и выдаются УЦ Федерального казначейства. Возможность применения такой КЭП существенно ограничена – она применяется исключительно для автоматического создания электронной подписи в электронном документе и / или автоматической проверки электронной подписи в электронном документе. Иными словами, такая КЭП используется оператором ГИС / МИС в тех случаях, когда электронный документ сформирован информационной системой в автоматическом режиме (без участия конкретных должностных лиц) и в соответствии с положениями соответствующего НПА подпись конкретного должностного лица под таким документом не требуется (например, Порядок, утвержденный приказом Минфина России от 29 декабря 2022 г. № 198н).

В остальных случаях для подписания электронного документа, сформированного в информационной системе, используется КЭП, владельцем которой является физлицо. Участники электронного взаимодействия не вправе устанавливать дополнительные ограничения признания УКЭП. Операторы государственных и муниципальных информационных систем, а также информационных систем, использование которых предусмотрено НПА, или информационных систем общего пользования не вправе требовать наличие в квалифицированном сертификате информации, не являющейся обязательной в соответствии с Законом № 63-ФЗ и принимаемыми в соответствии с ним иными НПА. Однако теперь для того, чтобы использовать КЭП физлица для подписания электронного документа, соответствующие полномочия подписанту нужно подтвердить доверенностью.

Когда и кому нужна доверенность?

Если физлицо планирует использовать КЭП для подписания документов от своего собственного имени (за рамками трудовых отношений), то доверенность не нужна. Однако для этого используется сертификат, выданный удостоверяющим центром, получившим аккредитацию. За выдачу такого сертификата придется заплатить.

Для подписания электронных документов при исполнении физлицом своих служебных обязанностей такая КЭП уже не годится: сертификат КЭП для подписания таких документов оформляется работникам организаций бюджетной сферы на безвозмездной основе в УЦ Федерального казначейства. Причем информация обо всех сертификатах КЭП, выданных различными удостоверяющими центрами, предоставляется с использованием Единого портала госуслуг.

При этом для использования КЭП должностного лица госоргана / органа местного самоуправления, а также должностного лица подведомственного им учреждения доверенность не требуется: речь идет о тех случаях, когда указанные должностные лица вправе действовать от имени такого органа или учреждения без доверенности, являясь руководителями. Если же руководитель наделил соответствующими полномочиями конкретных сотрудников органа / учреждения, при подписании электронных документов в соответствующих информационных системах наличие соответствующих полномочий придется подтвердить.

Формы доверенностей определяются операторами информационных систем. Планируется, что представление доверенности в информационных системах, оператором которых является Федеральное казначейство, осуществляется посредством включения в пакет электронных документов, подписываемых лицами, действующими от имени юрлица и не являющимися уполномоченными на действия от имени такого юрлица без доверенности, информации о номере и дате совершения соответствующей доверенности, а также идентифицирующей информации об информационной системе, в которой осуществляется хранение доверенности, с возможностью последующего получения доверенности в соответствующей информационной системе Федерального казначейства, осуществляющей хранение такой доверенности.

Как сформировать МЧД в ЕИС?

Доверенность будет формироваться автоматически после того, как конкретному пользователю в личном кабинете будут назначены права доступа. Перечень полномочий конкретного пользователя ЕИС, указанный в МЧД, напрямую будет зависеть от того, будут ли те или иные действия такого пользователя при работе в ЕИС юридически значимыми. По завершении процедуры назначения прав доступа будет доступен функционал подписания и размещения МЧД.

Если перечень полномочий конкретного сотрудника в ЕИС изменится, то нужно будет сформировать новую МЧД. Причем если у сотрудника появятся дополнительные полномочия, то можно сформировать еще одну МЧД с указание вновь предоставленных полномочий, а можно сформировать общую МЧД с расширенным перечнем полномочий. Функционал по формированию МЧД в ЕИС уже доступен. Однако до окончания переходного периода формировать МЧД не обязательно при условии, что электронный документ подписан КЭП, сертификат которой получен до 31 августа 2023 года.

Источник