Вопрос:

В штатном расписании отдела разработки указана группа тестирования, которая отображается в приказе. Аналогично вносится запись и в трудовую книжку: «Принят в группу тестирования на должность инженера». Но отделов разработки разного продукта много, и начальники отделов хотят, чтобы отображалась полная иерархия: «Принят в группу тестирования отдела разработки на должность инженера». Является ли это обязательным или можно прописывать только конечную группу?

Ответ:

Чтобы разобраться, начнем с трудового договора. Трудовой кодекс РФ не обязывает уточнять в трудовом договоре с работником наименование структурного подразделения (СП), в которое принят работник (даже если это обособленное подразделение (ОП)), за исключением случаев, когда подразделение находится в другой местности. Следовательно, работодатель вправе самостоятельно решить, указывать в трудовом договоре СП или нет.
Содержание приказа о приеме на работу (если он издается) должно соответствовать условиям заключенного трудового договора . Поэтому название СП переносится в приказ в том виде, в каком оно указано в договоре.

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА
Если СП не является условием трудового договора, но работодатель считает необходимым указать в приказе, в какое именно подразделение принят работник, в таком приказе указываются два документа-основания:
– трудовой договор;
– дополнительно штатное расписание, в соответствии с которым и указано подразделение.

В соответствии с п. 10 Порядка № 320н  СП указывается в записи о приеме на работу, если условие о работе в конкретном СП включено в трудовой договор.
Не уточняется, как формулировать запись при сложной структуре: только конечную группу или всю ветку. Следовательно, в трудовом договоре можно:
а) не указывать подразделение;
б) указывать всю структурную цепочку: «Принят в группу тестирования отдела разработки на должность инженера»;
в) указывать только верхний уровень;
г) указывать только нижний уровень.

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА
Подчеркнем, что в трудовой книжке (а также в ЕФС-1) указываются только те подразделения, которые включены в трудовой договор.

Вопрос:

В обособленном подразделении организации сложная матричная структура: департамент–отдел–группа (например: департамент машиностроения в г. Коломне–отдел программирования–группа разработки). 
Как правильно фиксировать наименование структурного подразделения в штатном расписании, приказах и трудовой книжке? Обязательно ли в кадровых приказах обозначать полную ветвь дерева с указанием обособленности или можно обойтись названием конечной группы, а запись в трудовой дополнить сведениями об обособленном подразделении?
Как правильно указать для штатного расписания и приказов по кадрам: «Группа тестирования г. Рязани» или «Группа тестирования отдела программирования коммерческого департамента обособленного подразделения в г. Рязани»?

Ответ:

Правила оформления штатного расписания в коммерческой организации не установлены нормативными правовыми актами (НПА). Поэтому работодатель самостоятельно решает, как отразить в этом документе сложную иерархию структурных единиц. При сложной структуре и наличии ОП в разных населенных пунктах, по нашему мнению, возможно утвердить штатное расписание для каждого ОП отдельно, выделяя в нем департаменты, отделы и группы .
В трудовом договоре и трудовой книжке обязательно нужно фиксировать, что работник принят в ОП, если оно расположено в другой местности. Наименование ОП указывается в соответствии с документами, которыми были созданы эти подразделения, без сокращений. Подразделения внутри ОП можно не указывать.
Соответственно, если в трудовом договоре указана полная структурная цепочка, эта информация переносится и в приказ, и в трудовую книжку. Если отделы и группы не указаны в договоре, эта информация будет отсутствовать и в приказе, и в трудовой книжке.
Поскольку НПА не уточняют, как формулировать записи при иерархичной структуре штата, работодатель самостоятельно решает этот вопрос. Если указали всю структурную ветку, записи могут выглядеть следующим образом:

Принят в группу тестирования отдела программирования коммерческого департамента обособленного подразделения в г. Рязань на должность инженера.
либо
Принят в обособленное подразделение г. Рязань (коммерческий департамент, отдел программирования, группа тестирования) на должность инженера.

Чтобы заполнение заявлений о приеме не было ребусом, имеет смысл заготовить бланки, в которых будут указаны департамент, отдел и группа. Работнику останется только вписать наименование должности и дату приема.

А. Н. Славинская,
специалист по кадрам