Читайте в статье:

• Что такое уведомление и когда оно необходимо
• Из каких элементов состоит уведомление и какие разновидности документа встречаются на практике
• Какие сроки существуют для разных видов уведомлений

Уведомление. Основные моменты

Уведомление — это, официальная информация, направленная одним физическим либо юридическим лицом другому лицу; документ, которым извещают о чем-либо[1].

Уведомления пишут в свободной форме, поэтому работодатели имеют право разрабатывать и использовать свои шаблоны. Юридические лица создают текст на фирменном бланке организации. Желательно подготовить собственные правила оформления документа и отразить их в ЛНА (например, в инструкции по делопроизводству).

Любое уведомление составляется в письменной либо (при ЭКДО) электронной форме. Оба экземпляра письменного уведомления вручают лично работнику под роспись, один предназначен для него, второй — для работодателя. Иногда из-за отсутствия работника нельзя вручить уведомление лично. В этом случае допустимо направить документ заказным письмом с уведомлением и описью вложения. Подтверждением может служить квитанция об отправке письма.

К СВЕДЕНИЮ 

Уведомление нужно составлять в двух экземплярах, чтобы была возможность отследить возврат в кадровую службу экземпляра, подписанного работником. Кроме подписи на нем должна стоять дата ознакомления работника с документом.

Когда необходимо уведомление

Уведомление — важный документ в работе кадровых структур организаций, поскольку с его помощью реализуются требования Трудового кодекса РФ. Нарушения при составлении либо передаче работнику этого документа имеют значимые юридические последствия. Трудовое законодательство содержит нормы, которые устанавливают необходимость извещать работников о некоторых событиях и действиях в конкретные сроки. Несоблюдение этих норм — основание для трудовых споров и для применения к работодателю штрафных и других санкций.

Элементы уведомления

Уведомление, как правило, включает в себя следующие реквизиты:

• наименование организации — автора документа;
• наименование документа;
• дата;
• регистрационный номер (факультативно)
• адресат (реквизиты получателя (название подразделения, должность/профессия, Ф. И. О.) нужно указывать в любом случае, даже если это внутренний документ);
• заголовок к тексту (должен отражать суть документа, не быть объемным);
• текст уведомления;
• подпись ответственного лица;
• отметка о получении работником своего экземпляра документа.

Печать на уведомлении не нужна, поскольку это внутренний документ организации.

Разновидности уведомлений

Трудовой кодекс РФ предусматривает разные виды уведомлений: