Статьи по рубрикам
Показать все

    Уведомление как документ: когда необходимо и как правильно составить

    /upl/pictures/KR_2024/fre.png

    Читайте в статье:

    • Что такое уведомление и когда оно необходимо
    • Из каких элементов состоит уведомление и какие разновидности документа встречаются на практике
    • Какие сроки существуют для разных видов уведомлений

    Уведомление. Основные моменты

    Уведомление — это, официальная информация, направленная одним физическим либо юридическим лицом другому лицу; документ, которым извещают о чем-либо[1].

    Уведомления пишут в свободной форме, поэтому работодатели имеют право разрабатывать и использовать свои шаблоны. Юридические лица создают текст на фирменном бланке организации. Желательно подготовить собственные правила оформления документа и отразить их в ЛНА (например, в инструкции по делопроизводству).

    Любое уведомление составляется в письменной либо (при ЭКДО) электронной форме. Оба экземпляра письменного уведомления вручают лично работнику под роспись, один предназначен для него, второй — для работодателя. Иногда из-за отсутствия работника нельзя вручить уведомление лично. В этом случае допустимо направить документ заказным письмом с уведомлением и описью вложения. Подтверждением может служить квитанция об отправке письма.

    К СВЕДЕНИЮ 

    Уведомление нужно составлять в двух экземплярах, чтобы была возможность отследить возврат в кадровую службу экземпляра, подписанного работником. Кроме подписи на нем должна стоять дата ознакомления работника с документом.

    Когда необходимо уведомление

    Уведомление — важный документ в работе кадровых структур организаций, поскольку с его помощью реализуются требования Трудового кодекса РФ. Нарушения при составлении либо передаче работнику этого документа имеют значимые юридические последствия. Трудовое законодательство содержит нормы, которые устанавливают необходимость извещать работников о некоторых событиях и действиях в конкретные сроки. Несоблюдение этих норм — основание для трудовых споров и для применения к работодателю штрафных и других санкций.

    Элементы уведомления

    Уведомление, как правило, включает в себя следующие реквизиты:

    • наименование организации — автора документа;
    • наименование документа;
    • дата;
    • регистрационный номер (факультативно)
    • адресат (реквизиты получателя (название подразделения, должность/профессия, Ф. И. О.) нужно указывать в любом случае, даже если это внутренний документ);
    • заголовок к тексту (должен отражать суть документа, не быть объемным);
    • текст уведомления;
    • подпись ответственного лица;
    • отметка о получении работником своего экземпляра документа.

    Печать на уведомлении не нужна, поскольку это внутренний документ организации.

    Разновидности уведомлений

    Трудовой кодекс РФ предусматривает разные виды уведомлений:

    Разновидности уведомлений

     

    И. А. Пономарева,
    руководитель отдела кадров

     

    Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 6, 2023.


    [1] https://clck.ru/34TPK5.

    09.07.2024, 10:38

    Уведомление как документ: когда необходимо и как правильно составить

    /upl/pictures/KR_2024/fre.png

    Читайте в статье:

    • Что такое уведомление и когда оно необходимо
    • Из каких элементов состоит уведомление и какие разновидности документа встречаются на практике
    • Какие сроки существуют для разных видов уведомлений

    Уведомление. Основные моменты

    Уведомление — это, официальная информация, направленная одним физическим либо юридическим лицом другому лицу; документ, которым извещают о чем-либо[1].

    Уведомления пишут в свободной форме, поэтому работодатели имеют право разрабатывать и использовать свои шаблоны. Юридические лица создают текст на фирменном бланке организации. Желательно подготовить собственные правила оформления документа и отразить их в ЛНА (например, в инструкции по делопроизводству).

    Любое уведомление составляется в письменной либо (при ЭКДО) электронной форме. Оба экземпляра письменного уведомления вручают лично работнику под роспись, один предназначен для него, второй — для работодателя. Иногда из-за отсутствия работника нельзя вручить уведомление лично. В этом случае допустимо направить документ заказным письмом с уведомлением и описью вложения. Подтверждением может служить квитанция об отправке письма.

    К СВЕДЕНИЮ 

    Уведомление нужно составлять в двух экземплярах, чтобы была возможность отследить возврат в кадровую службу экземпляра, подписанного работником. Кроме подписи на нем должна стоять дата ознакомления работника с документом.

    Когда необходимо уведомление

    Уведомление — важный документ в работе кадровых структур организаций, поскольку с его помощью реализуются требования Трудового кодекса РФ. Нарушения при составлении либо передаче работнику этого документа имеют значимые юридические последствия. Трудовое законодательство содержит нормы, которые устанавливают необходимость извещать работников о некоторых событиях и действиях в конкретные сроки. Несоблюдение этих норм — основание для трудовых споров и для применения к работодателю штрафных и других санкций.

    Элементы уведомления

    Уведомление, как правило, включает в себя следующие реквизиты:

    • наименование организации — автора документа;
    • наименование документа;
    • дата;
    • регистрационный номер (факультативно)
    • адресат (реквизиты получателя (название подразделения, должность/профессия, Ф. И. О.) нужно указывать в любом случае, даже если это внутренний документ);
    • заголовок к тексту (должен отражать суть документа, не быть объемным);
    • текст уведомления;
    • подпись ответственного лица;
    • отметка о получении работником своего экземпляра документа.

    Печать на уведомлении не нужна, поскольку это внутренний документ организации.

    Разновидности уведомлений

    Трудовой кодекс РФ предусматривает разные виды уведомлений:

    Разновидности уведомлений

     

    И. А. Пономарева,
    руководитель отдела кадров

     

    Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 6, 2023.


    [1] https://clck.ru/34TPK5.

    09.07.2024, 10:38
Подписка для физических лицДля физических лиц Подписка для юридических лицДля юридических лиц Подписка по каталогамПодписка по каталогам