Выписка — это копия части документа, заверенная в установленном порядке[1].

Выписку оформляют, если:

• невозможно выдать (предоставить) копию полного документа, поскольку он содержит персональные данные других работников или иную конфиденциальную информацию;
• нет необходимости воспроизводить полностью весь текст объемного документа.

Например, работник в соответствии со ст. 62 ТК РФ письменно запросил копию приказа о премировании. Если приказ издан в отношении нескольких работников, по запросу нужно выдать не копию приказа, а выписку. Почему? Потому что сведения о премиях других работников — это их персональные данные, которые работодатель не вправе передавать другим лицам без письменного согласия. О том, что вместо копии приказа можно выдавать выписку, говорят и консультанты Роструда[2].

Как оформить выписку

Кадровикам приходится оформлять выписки из приказов (приложение), трудовых книжек, ЛНА, протоколов. Чаще всего выписки запрашивают работники (в т. ч. бывшие), а также профсоюзная организация, проверяющие инстанции.

Выписка — это точное воспроизведение какой-либо части документа. Но обойтись просто ксерокопированием нужной страницы не получается, потому что в поле зрения либо не попадают реквизиты документа, либо попадают «лишние» сведения.

Таким образом, выписка — это не ксерокопия, а самостоятельный документ, который оформляют на общем бланке организации или на бланке, специально разработанном для выписок.

Требования к размещению реквизитов на общем бланке и бланке конкретного документа содержатся в п. 6.7 ГОСТ Р 7.0.97-2016[3].

А. Н. Славинская,
специалист по кадрам

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 4, 2022.