Из статьи узнаете:

• о назначении служебных записок;
• правилах оформления служебных записок;
• регистрации служебных записок;
• сроках хранения служебных записок;
• служебных записках в электронном виде.

Кадровикам довольно часто приходится сталкиваться с различными служебными записками. Поэтому важно знать, как с ними работать и какую роль они играют в бизнес-процессах. Но сначала разберемся, чем отличаются докладные, служебные и объяснительные записки. Для этого заглянем в Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации, составленный в 2014 году ВНИИДАД[1]:

Как видно из определений, термин «служебная записка» является родовым (т. е. более общим) по отношению к понятиям «докладная» и «объяснительная». Любая из этих записок является служебной, т. е. создается в служебных целях. Конкретное название документа зависит от того, какая информация в него включена и кому документ адресован:

• служебные записки могут быть адресованы как руководителю работника, так и сотрудникам других подразделений;
• докладные записки пишут на имя руководителя организации или структурного подразделения. Они требуют принятия решения в форме резолюции;
• объяснительные пишут работники, ставшие участниками неприятного события или проступка.

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА

Эти записки могут быть адресованы как на имя руководителей, так и специалистам соответствующего профиля (например, специалисту по охране труда по вопросу нарушения правил и норм охраны труда для составления заключения о возможности наступления тяжких последствий).

Служебная записка всегда является документом только внутренней коммуникации. Если необходимо запросить информацию в другой организации или предоставить данные внешнему пользователю, оформляют совсем иной документ — письмо.