О статусе секретаря

Какой статус у секретаря генерального директора организации численностью от 4 до 6 тыс. человек: помощник или «девочка на побегушках» для многочисленных заместителей? Прописаны ли статус и обязанности секретаря генерального директора в каких-либо государственных стандартах?

Работа каждого сотрудника организации регламентируется с помощью различного рода документов, которые можно разделить на две группы.

Первая – это внешние документы: нормативно-правовые акты трудового законодательства, инструктивно-методические материалы, имеющие государственный, отраслевой или региональный статус. Их положения являются обязательными к исполнению.

Вторую группу составляют документы локального характера, регламентирующие деятельность отдельных организационно-структурных подразделений организации и персонала. Они отражают особенности функционирования конкретного предприятия и оказывают прямое воздействие на оптимизацию всех управленческих процессов на предприятии. В их число, прежде всего, входят положения о структурных подразделениях (управлениях, департаментах, службах, отделах и т.п.) и должностные инструкции. Источником установления должностей и профессий в соответствии с ч. 2 ст. 57 ТК РФ является штатное расписание, а также соответствующие квалификационные справочники.

Рациональное разделение труда по конкретным должностям должно формулироваться организацией еще на этапе выдвижения требований к вакансии, составления профиля должности, формулировки положений должностных инструкций. Достаточно большое количество квалификационных характеристик, являющихся основой для разработки должностных инструкций (в том числе для должности «секретарь руководителя»), представлено в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (в ред. от 29.04.2008).

Извлечение

из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ

Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Каждая организация, ориентируясь на квалификационные характеристики по конкретной должности, вправе устанавливать собственные требования к должностному функционалу сотрудников.

Кроме должностной инструкции существует еще и такой документ, как квалификационная характеристика должности, в которой приводится описание работы и знание соответствующей предметной области.

Перемены, происходящие в сфере экономических отношений и взаимосвязей как внутри предприятия, так и по отношению к смежным структурам, а также активное формирование информационных связей предъявляет новые требования к выполнению работниками повседневных обязанностей и используемому при этом инструментальному аппарату. Однако все вводимые изменения должны отражаться в должностной инструкции.

При определении роли секретаря в компании важно помнить, что имеет значение не только место секретаря в организационной структуре и его подчиненность, должностные полномочия, предписанные должностной инструкцией, но и деловые обычаи, сложившиеся в организации, требования, предъявляемые руководителем, характер установившихся межличностных отношений секретаря и непосредственного руководителя и та роль, которую сам секретарь отводит себе в бизнес-процессе.

Если на практике сложилась ситуация, когда в функциональные обязанности секретаря входит организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности не только первого лица, но и более широкого круга руководителей организации, не зафиксированное в должностной инструкции, изменить ситуацию будет непросто, но возможно. Думаю, самым неразумным будет возражать, спорить с руководителями, которые не только по рангу, но и, например, по знаниям и опыту работы стоят выше секретаря на иерархической лестнице. Еще менее разумным видится отказ от исполнения поручений.

Вместо того чтобы в событиях видеть одни лишь минусы, расстраиваться, взращивать в себе обиды, позволять недопониманию разрастаться, заниматься самоедством, полезнее относиться к видимой проблеме по-философски – воспринимая ее как должное, сконцентрироваться, проанализировать проблему со всех сторон, найти пути ее разрешения. В этой связи можно посоветовать несколько способов, как можно изменить ситуацию:

Первый способ. Если должностные обязанности секретаря подробно прописаны в должностной инструкции, так же как и структура подчиненности, всегда можно отказаться от некоторых «не своих» обязанностей. Но необходимо отдавать себе отчет в том, что если это будет сделано не вполне аргументировано или некорректно, то, скорее всего, вызовет негативные эмоции руководителя, а как результат – ответные санкции вплоть до увольнения. Поэтому если вы не обладаете силой убеждения и даром красноречия, рекомендую спокойно реагировать на требования руководителей, выполнять их четко, качественно и в срок, ведь ваша задача – создать комфортные условия для работы руководства. В противном случае нужно задуматься о том, ваше ли это место, может быть, вы сможете реализовать себя в другой профессии или компании?

Второй способ. Если вы не можете изменить ситуацию, постарайтесь изменить свое отношение к ней. Посмотрите на сложившуюся обстановку с другой стороны. Не правы те, кто пытается изменить своего руководителя «под себя». Ваш руководитель – зрелая, состоявшаяся личность, а вы – пока только секретарь и, скорее всего, находитесь в самом начале своего карьерного пути. Постарайтесь не перечить, скрупулезно и своевременно выполняйте поручения всех руководителей, включая заместителей директора, делайте это максимально доброжелательно. Как только вам удастся своей бесконфликтностью, исполнительностью, педантичностью создать о себе мнение как о добросовестном и грамотном сотруднике, который много и качественно работает, а главное, всегда полон оптимизма, руководители наверняка отметят ваши старания. Вот тогда-то и можно говорить с руководством о необходимости введения еще одной штатной единицы секретаря, аргументируя это тем, что при всем своем желании вы не в состоянии выполнять все поручения одинаково качественно, а главное своевременно.

Работа секретаря весьма разнопланова и многогранна. Специфика, объем, сложность, характер работы а разных организациях могут различаться. Конечно, есть организации, в которых абсолютно все бизнес-процессы отлажены до такой степени, что, например, сопровождением командировок, закупками, курьерской доставкой, выполнением личных поручений руководителя занимается не секретарь, а другие работники. А в некоторых компаниях работают не только личные секретари и секретари на ресепшн, но и секретари управлений, департаментов, отделов. Но все-таки в большинстве организаций все многообразие функциональных обязанностей входит в зону ответственности секретаря, что требует от него не только определенных усилий, временных затрат, но и характера, воли, выносливости, организованности. Именно поэтому многие компании еще на этапе рассмотрения резюме заявляют определенные требования к кандидатам, отдавая предпочтения не столько профессионализму, сколько личностным характеристикам: стрессоустойчивости, бесконфликтности, инициативности, умению адаптироваться, быстроте реакции, навыкам делового общения и т.п. Профессиональный секретарь должен не только уметь распределить свое время так, чтобы все и всегда делать вовремя, но и сохранять при этом хорошее расположение духа, заражая окружающих своим оптимизмом.

А вот отношение к себе как к «девочке на побегушках» – это ваше личное отношение к ситуации, к себе самой, и его необходимо в корне менять! Постарайтесь убедить себя в том, что вы – незаменимый специалист, без которого ваши руководители и шага ступить не могут.

Важно помнить, что секретарь не выбирает руководителя и не может переделать его под себя. Если есть какие-то проблемы в отношениях и вы недовольны руководителями и той ролью, которая уготована вам, поставьте себе цель переломить ситуацию, изменить ее, извлечь из нее пользу.