Как обновить номенклатуру дел в связи с выходом нового Перечня 2019

С 18.02.2020 номенклатуры дел организаций, основанные на Перечне 2010[1], ссылаются на недействующий документ. Вступил в силу новый Перечень 2019[2], в связи с чем номенклатура дел подлежит внеочередному уточнению. В статье расскажем о том, как провести выверку номенклатуры и сделать ее актуальной.

С административной точки зрения придется совершить рутинную процедуру замены локального нормативного акта (далее – ЛНА): то есть отменить действующую с 01.01.2020 номенклатуру дел и ввести в действие новый документ. Пример приказа, которым будут произведены описанные действия, приведен в статье.

ЧТО ИМЕННО УТОЧНЯТЬ В НОМЕНКЛАТУРЕ?

Важно понимать, что обновился только источник, определяющий сроки хранения управленческих документов организации. Такие документы, как Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях[3] (далее – Правила 2015), устанавливающие порядок создания номенклатуры дел и ее форму, Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения[4] и прочие нормативные правовые акты, являющиеся источниками сроков хранения документов, остались прежними.

Кто должен уточнять номенклатуру дел?

Обычно за создание и ежегодное уточнение номенклатуры дел отвечает канцелярия. Инициируют эти процессы делопроизводители, но работой над составлением списка дел и установлением сроков хранения по источникам должны заниматься работники соответствующих структурных подразделений. Только они знают свои документы.

В процессе уточнения номенклатуры дел, как и в процессе ее создания, работники структурных подразделений организации должны принимать активное участие. Уточнить документ будет проще, чем создать его с нуля, так как состав дел каждого подразделения уже есть.

АЛГОРИТМ УТОЧНЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Подробно опишем, какие действия необходимо предпринять при уточнении номенклатуры дел организации (Алгоритм).

Возможно, потребуется еще и предварительный – нулевой шаг: объяснить руководству и топ-менеджерам компании, почему только недавно утвержденная номенклатура дел должна быть полностью переработана и утверждена заново. Оставить номенклатуру, утвержденную в декабре 2019-го, нельзя: она ссылается на недействующий нормативный акт!

ШАГ 1. ПЕРЕДАЕМ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРУ И ПЕРЕЧЕНЬ 2019

Секретарь без проблем передаст нужный раздел номенклатуры дел в соответствующее подразделение: он всегда знает, какой раздел какому подразделению соответствует, и кто именно в подразделении отвечает за его подготовку.

Не нужно пугать коллег объемной таблицей и передавать весь Перечень 2019 в каждое структурное подразделение. Новый документ, как и его предшественник, состоит из нескольких тематических разделов и подразделов, соответствующих деятельности разных структурных подразделений организации. Достаточно передать ответственному за делопроизводство необходимый раздел Перечня 2019.

Обратите внимание: в документе нет общего структурного списка, поэтому ориентироваться в нем может быть непросто. Список структурных единиц Перечня 2019 приведен в Схеме 1.

Так, например, секретарь будет работать с первым разделом Перечня 2019 «Организация системы управления», в котором перечислены документы приемной и канцелярии. Бухгалтерия получит раздел 4 «Учет и отчетность», отдел кадров – раздел 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение».

Разделы номенклатуры и Перечня 2019 направляются в каждое структурное подразделение вместе с соответствующим письмом (Пример 1).

ШАГ 2. УТОЧНЯЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

Чтобы точно и правильно объяснить коллегам, как именно уточнить номенклатуру дел, рекомендуем секретарю продемонстрировать это на своем примере: то есть сначала обновить номенклатуру дел разделов «Руководство» и «Канцелярия». Это поможет всем специалистам, ответственным за делопроизводство в каждом подразделении организации, понять, сколько времени придется потратить на эту работу.

Работа предстоит кропотливая, но нетрудная: каждый заголовок дела нужно найти в Перечне 2019, сверить срок хранения и указать новую статью. Процесс уточнения раздела номенклатуры дел «Канцелярия» приведен в Примере 2.

[4] Утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182.