Новый Перечень документов со сроками хранения: что изменится в номенклатуре дел отдела кадров

Вступил в силу новый нормативный документ в сфере архивного дела – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения[1] (далее – Перечень 2019). В статье расскажем о том, что изменится в кадровой службе в связи с его появлением, как изменились сроки хранения некоторых видов документов по личному составу и каким образом пользоваться новым документом.

Что нового в новом Перечне 2019?

Большинству документов с постоянными и длительными сроками хранения, установленными в прежнем Перечне 2010[2], сроки хранения в Перечне 2019 не изменили.

Срок хранения документов по личному составу, относительно недавно измененный с 75 на 50 лет, в новом перечне выглядит так: «50/75 лет». Толкование срока не поменялось. Как и раньше, срок хранения 75 лет получают документы, завершенные делопроизводством до 01.01.2003, а 50 лет – после 01.01.2003.

В Перечне 2019 появился новый срок хранения – «до ликвидации организации». Документы с таким сроком следует хранить в организации до ее ликвидации независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Не путайте сроки хранения

Срок хранения «до ликвидации организации» нельзя путать со сроком хранения «постоянно». Документы со сроком хранения «постоянно», образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, следует передавать на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях. Как и в Перечне 2010, срок хранения документов со сроком хранения «постоянно» в организациях, которые не являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Эта «льгота» для организаций-неисточников касается только документов со сроком хранения «постоянно», она не относится к сроку хранения «до ликвидации организации»!

Кадровиков в первую очередь заинтересуют разделы Перечня 2019, касающиеся оплаты труда, кадрового учета, документирования нетрудоспособности, а также локальных нормативных актов (далее – ЛНА), за которые зачастую отвечает отдел кадров. Рассмотрим эти разделы.

Раздел 4.2. Учет оплаты труда

Главным документом по заработной плате, как и раньше, остается лицевой счет работника. В Перечне 2019 он дополнен альтернативным документом: карточкой-справкой (вместо «лицевых карточек» из Перечня 2010). Статья выглядит так:

Если лицевых счетов нет, то организация ведет расчетно-платежные ведомости или расчетные листы, которые следует хранить 50/75 лет. Если лицевые счета есть, расчетно-платежные ведомости или расчетные листы следует хранить 6 лет. Обратите внимание: в Перечне 2010 срок их хранения составлял 5 лет.

Согласно ст. 297, 298, 300 Перечня 2019 записки-расчеты, копии заявлений работников и приказов по личному составу, черновики ведомостей и прочие документы, которые кадровики и бухгалтеры обычно подшивают в папки под заголовком «Зарплата», хранят 5 лет: это вспомогательные документы для расчетов, но никак не документы о заработной плате работников.

В этот же раздел попали гражданско-правовые договоры с работниками и документы к ним. Срок их хранения остался прежним.

Раздел 8.1. Прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет

В целом сроки хранения документов по сравнению с Перечнем 2010 не изменились. Уменьшился срок хранения приказов о дисциплинарных взысканиях: был 5 лет, а стал 3 года. Об изменениях сроков хранения уведомлений работникам расскажем ниже.

Приведем самые «популярные» статьи Перечня 2019, касающиеся кадрового учета.

Обратите внимание:

1. Приказы по личному составу выделены в отдельную статью. Сроки хранения приказов по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам приведены в ст. 19 Перечня 2019 и составляют соответственно «постоянно» и «5 лет».

2. Основания к приказам хранятся столько же, сколько и сами приказы, независимо от того, входят они в состав личного дела или нет.

3. Приказы о дисциплинарных взысканиях хранятся теперь 3 года вместо 5 лет.

4. В Перечне 2010 была ст. 654 «Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел», хранить их предписывалось 50 (75) лет. Срок хранения личных дел был аналогичным, так что фактически все уведомления об увольнении работников хранились в течение 50 (75) лет. В Перечне 2019 появилась ст. 436 «Уведомления, предупреждения, работников(ам) работодателем» со сроком хранения 3 года, никаких оговорок относительно личных дел для уведомлений в Перечне 2019 нет.

5. Срок хранения личных дел в Перечне 2019 не изменился (50/75 лет ЭПК, ст. 445). Однако в ст. 445 Перечня 2019 появилось примечание, согласно которому организациям, которые ведут личные дела руководителей и работников (не государственных, муниципальных служащих), придется разработать специальный ЛНА и установить в нем состав документов, входящих в личное дело.

[2] Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред. от 16.02.2016).